BAZA ZNANJA

Kurs: - Organizacija vremena (stara verzija)

Modul: Time management

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Time managament kao kapital i resurs

Šta je time management – upravljanje vremenom? Upravljanje vremenom je način života i rada, kojim svoje vreme koristimo na najekonomičniji način. Ideja o upravljanju vremenom postoji više od jednog veka. Medjutim, sve do početka osamdesetih godina prošlog veka izraz ''upravljanje vremenom'' (time menagement) nije ušao u opštu upotrebu, niti stekao pravo gradjanstva. Tek ranih osamdesetih godina XX veka, menadžeri i poslovni ljudi razmišljaju o vremenu kao resursu, o vremenu kao novcu, o vremenu kao  alatu produktivnosti kojim se ne može, već mora upravljati ukoliko želimo da budemo bolji od drugih, i to je osnovna strategija upravljanja vremenom.

Upravljanje vremenom sve više postaje praksa u zapadnom poslovnom svetu, a pravi procvat kako u teoriji tako i u praksi doživljava u SAD. Veliki broj  poslovnih ljudi a posebno trenera-instruktora sve više promovišu  problem Upravljanja vremenom kao osnovni alat u podizanju produktivnosti  i poslovne uspšnosti svojih organizacija.

Šta je vreme? Postoje brojne definicije i odredjenja ovog  pojma. Sa stanovišta menadžment procesa, pod vremenom podrazumevamo dragoceni neobnovljiv resurs vezan za obavljanje brojnih ljudskih delatnosti. S pravom ga možemo smatrati neobnovljim resrusom. Svi imamo isto vreme na raspolaganju, a načini na koji ga trošimo su različiti. Vreme se ne treba trošiti na stvari koje ne daju rezultat.

Vreme je novac, a da li je baš tako, jer izgubljeni novac i loše investicije se mogu nadoknaditi kasnije pametnijim ulaganjm, kreditima, prodajom nekretnina. Jednom prošlo vreme, medjutim, ne može se povratiti. Propušteni sat ili dan ne može se povratiti ma koliko novca imali. Vreme je jedino bogatstvo koje se ne može povratiti ako se izgubi i zato je puno vrednije od novca.

Vreme je specifični kapital, koji zahteva krajnu racionalnost i veštinu upravljanja. Vreme je jedino bogatstvo koje se ne može povratiti ako se izgubi i zato je puno vrednije od novca.

Vreme je investicija, jer ako se pravilno i dinamično investira u one aktivnosti koje donose dobit, vreme postaje krajnje isplativ resurs. Vreme nije moguće uskladištiti i trošiti kad nam zatreba, kad nam se ukažu potrebe, već se mora sa njim vešto upravljati, planirati, što je conditio sine qua non uspeha u postizanju ciljeva menadžera i organizacije.

Vreme je faktor produktivnosti, alat rasta proizvodnje, odnosno pružanja usluga,  gde se za kraće i racionalnije vreme postižu veći uspesi i rezultati.

Cilj upravljanja vremenom iskazuje se kroz sledeće parametre:

·         povećanje efikasnosti i efektivnosti u poslovanju organizacije;

·         povećanje vremena bavljanja važnim poslovima;

·         delegiranje poslova koje neko može obavljati umesto nas.

Vreme kao kapital, kao novac, kao resurs, kao faktor pruduktivnosti, ni u kom slučaju ne sme biti iznad kontrole menadžera i zaposlenih. Ukoliko se desi da vreme ovlada njima, da ih stihijski  pregazi, oni u tom slučaju postaju neuspešni, gube trku sa vremenom, gube  moć konkurencije i poslovne uspešnosti.

Ukoliko se desi da vreme  upravlja menadžerom u tom slučaju on će se naći u sledećim situacijama:

Koji su razlozi neupravljanja vremenom?

Postoji više razloga neupravljanja vremenom, a sve ih možemo sistematizovati na tri grupe: psihološke, eksterne i interne razloge. Svaki razlog zaslužuje kratko objašnjenje:

* psihološki razlozi: ovo su najčešći razlozi da se neupravlja vremenom, a reč je pre svega o raznim psihološkim preprekama koje se odnose na:

·        nejasne ciljeve i prioritete posla,

·        strah od slobodnog vremena,

·        strah od gubitka kreativnosti, i menjanja statusa QWO,

·        zdravstveni problemi (smanjuju nivo energije)

·        haotično stanje na poslu i prisustvo više uloga.

* eksterni razlozi:

·        karakter društvenog sistema,

·        stepen zaposlenosti odnosno nezaposlenosti,

·        lokacija organizacije.

* interni razlozi:

·        dezorganizovani saradnici,

·        odvojeno krivo vreme,

·        nedovoljno kompetentne osobe za rešavanje odredjenih problema,

·        obavljanje posla umesto drugih,

·        zadatak je prekompleksan,

·        radni prostor je neorganizovan i neprikladan.

·        stalno prisustvo ''kradljivaca vremena''.

Četiri pravila za uspešno upravljanje vlastitim vremenom:

Uspešni menadžer u svojim prvim početnim koracima moraju shvatiti da rade za novac, za profit, za vreme koje upravo donosi i novac i profit i uspešan razvoj karijere, a time i poslovne uspešnosti organizacije.

Kako i na koji način menadžer može uštediti vreme? Navodimo najprostije načine.