BAZA ZNANJA

Kurs: - Organizacija vremena (stara verzija)

Modul: Time management

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Tehnika upravljanja vremenom

Tehnike upravljanja vremenom se nažalost ne uče u školi niti na fakultetu. Njih praktično ne možemo naučiti njih moramo interiorizirati, ugraditi u sebe u svoje svakodnevno ponašanje, u svoj svakodnevni život, bilo da smo u organizaciji, ili van nje u porodici.

Cilj svakog predsednika kompanije, direktora, menadžera svih nivoa (top, srednjeg i višeg menadžera) i zaposlenih na kraju krajeva je da budu efikasni i produktivni, da obave odredjeni posao na pravi način uz minimalnu potrošnju resursa. Jedan od načina da se to ostvari je svakako dobro upravljanje vremenom.

Oni koji ne koriste tehniku upravljanja vremenom uvek su u žurbi, često vode neproduktivne sastanke, izazivaju krizne situacije, jer se posao  mora uraditi na brzinu i u poslednji čas. Krajnji rezultat toga je loše i neorganizovano uradjen posao.

Loše upravljanje vremenom često je posledica prevelikog samopouzdanja. S tim u vezi menadžerske metode koje se svakodnevno koriste u malim projektima, ne mogu se veštački prenositi na veće poslove. Što su zahtevi i problemi pred menažerom veći, postoji i veća njegova odgovornost. Zato svi oni koji upravljaju ljudima, moraju neprekidno učiti nove stvari, učiti nove tehnike, a jedna od novih tehnika je upravo – terhnika upravljanja vremenom, svojim i svojih zaposlenih.

Upravljanje vremenom mnogo je više od vodjenja  običnog dnevnika ili planiranja aktivnosti. To je skup alata koji omogućavaju rasporedjivanje vremena, bolju pripremu sastanka, sprečavanje beskorisnosti u radu, pravilno nadgledanje projekata, nadgledanje da dugotrajni projekti nisu zanemareni. Upravljanje vremenom je menadžerska aktivnost koja treba da se: planira, nadgleda i naknadno analizira.

Vodjenje računa o tome kako trošimo veme nije upravljanje vremenom. Vodjenje računa o brojnim dnevnim aktivnostima je prvi iskorak ka efikasnom upravljanju vremen om. Upravljanje vremenom odnosi se na unošenje promena u metodoologiji trošenja vremena.

Od tehnika upravljanja vremenom najčešće se koristi:

1. Paretovo pravilo 80/20. Reč je o italijanskom ekonomisti iz druge polovine XIX veka koji je zapazio da 80% svetskog bogatstva drži 20% ljudi. Ova relacija u menadžment literaturi naziva se ''princip 80/20'' ili Paretovo pravilo. Ovi principi imaju svoju istinu u mnogobrojnim prilikama:

·        20% vrhunskih prodavaca ostvari 80/ prodaje;

·        20% studenata uzima 80% vremena profesorima;

·        20% gradjana podnese 80% pritužbi.

S pravom se, zatim postavlja pitanje na šta onda svakodnevno trošimo onih 80% vremena? Šta činiti?

Slika 5. Paretovo prvilo

Usredsredimo napore i koncentrišimo vreme i energiju na one poslove koji donose najveći rezultat. Tako ćemo osigurati najveći uspeh s obzirom na raspoloživo vreme. Jedna od ključnih stvari je da radimo visokokvalitetne poslove koji donose najveći profit. Ovi poslovi zakonito nose u sebi izazov i uzbudjenje, povećavaju energiju i produktivnost.

2. Metodologija podele vremena: Reč je o pravilu ABC a ono se odnosi na sledeću metodološku podelu:

PRAVILO: A =  VRLO VAŽNI ZADACI

PRAVILO: B =  VAŽNI ZADACI

PRAVILO: C =   MANJE VAŽNI ZADACI.

Zadaci se dalje dele na:

KREATIVNE = to su oni poslovi koji su bitni za menadžera i organizaciju;

RUTINSKE = poslovi koji ne stvaraju korist za  menadžera i organizaciju.

Planiranje vremena prema pravilu 60:20:20. To planiranje izgleda ovako:

·         60-70% vremena za standardne zadatke u organizaciji.

·         20% vremena za hitne odnosno iznenadne poslove,

·         20-10% vreme za spontane aktinvosti.

Polazeći od ABC PRAVILA zadatke delimo na:

* A ZADATKE = VRLO VAŽNI:

- 15% vremena = 65% vrednosti proizvoda-usluga u organizaciji;

- odnosi se na ključne odluke za organizaciju.

* B ZADATKE = VAŽNI   za organizaciju.

- zadaci koji se mogu delegirati;

- 20% = 20% vrednosti proizvodnje-pružanja usluga;

* C ZADATKE = MANJE VAŽNI.

- sitnice;

- ponekad ih treba delegirati, a ne uvek,

- 65% vremena = 15% vrednosti.

Tehnika uspešnog upravljanja vremenom uključuje:

·        jasno definisanje ciljeva;

·        sposobnost potpune koncentracije;

·        obavljanje aktivnosti u pravo vreme;

·        pravljenja rasporeda i  korišćenje planera.

Definisanje cljeva: Ciljevi imaju veliku snagu. Oni su merilo pomoću  kojeg treba meriti svaku aktivnost. Bez ciljeva ni najbolji planeri vremena i metodololgije rad neće koristiti. Ukoliko su ciljevi nedefinisani aktivnost je nejasna. Samo onaj menadžer koji je definisao ciljeve može zadržati pregled nad dogadjajima, moći će čak i u situaciji visokog stresa izabrati prioritete i biti u stanju optimalne upotrebe svoje sposobnosti, kako bi ubzro i sigurno došao do onoga što misli. Jasni ciljevi pomažu menadžeru da ostane fokusiran na ono što je bitno. Oni pomažu da definišemo prioritetne aktivnosti i koncentraciju na 20% koja donosi 80% rezultata.

Sposobnost potpune koncentracije: Proizvodnja počinje sa sposobnošću koncentracije i usmeravanje energije na tekuće aktivnosti. Koncentracija je veština  fokusiranja na stvar koju menadžer obavlja., bez obzira na smetnje i prekide. Ako se zadubimo u neku seriju ili knjigu eto primera koncentracije, tako se mora menadžer ako želi da bude uspešan zadubiti u posao koji donosi profit i uspeh organizacije. Kroz koncentraciju  postižemo sledeće:

·        zadaci se završavaju brže i efikasnije;

·        povećava se samopoštovanje, kredibilitet i uticaj menadžera i zaposlenih;

·        vreme se ne traći.

Obavljanje aktivnosti u pravo vreme: Ukoliko odlažemo početak, nastavak, ili za

vršetak nekog posla, mi se trenutno osećamo bolje, ali problemi koji nas čekaju postaju gori i veći. Ako se nastavi sa odlaganjem posla iz dana u dan sa izgovorom ‘’sutra ću uraditi’’, poslovi se u tom slučaju stalno nagomilavaju, rokovi postaju sve kraći, a klijenti i poslovni partneri sve nervozniji. Počinje rast stresa, nervoze, nesanice. U tom slučaju može pomoći sledeće uputstvo:

·        odgadjanje posla je naučena navika;

·        steknite novu naviku da ne odgadjate stvari,

·        definišite krajnje rokove.

Pravljenje rasporeda i korišćenja planera:

Uspešani menadžeri i  njihovi  podredjeni (zaposleni) trebali bi da redovni nedeljni  utrošak vremena od 168 časova raspodele 100%  po sledećoj dinamici  trošenja i opterećenja energije:

Planer je tehnika koja se koristi za upis dogovora i aktivnosti za odredjeno vreme. Postoji više tipova planera:

·        zidni ili stolni;

·        organizatori (''papirnati'' planer);

·        ručni elektronski organizator;

·        kompjuterski programi.

Prednosti i nedostaci papirnatog planera

Prednosti i nedostaci digitalnih planera