BAZA ZNANJA

Kurs: - Tabelarne kalkulacije (Excel)

Modul: Dijagrami i grafikoni

Autor:

Naziv jedinice: Saradnja sa drugim Office programima

Excel 2010 je sastavni deo Office 2010 paketa, što mu omogućava integraciju sa svim ostalim programima iz navedene porodice: Wordom, Outlookom, Accessom, Power Pointom i ostalima. Saradnja je obostrano moguća, gledano iz ugla Excela i gledano iz ugla nekog drugog Office programa, omogućavajući korisnicima efikasno korišćenje svih resursa Office 2010 paketa. Saradnja se ogleda kroz nekoliko različitih načina korišćenja, kao što su: integracija Office dokumenata u samu radnu knjigu Excela, integracija Excela i njegovih opcija u drugi Office program, kreiranje i korišćenje hiperlinkova...Integracija Office dokumenta u radnu knjigu Excela omogućava dve prednosti korišćenja u svakodnevnom radu; prva je da integracijom drugog dokumenta u Excel radnu knjigu zadržavamo malu veličinu samog Excel dokumenta, dok bi druga prednost bila da prilikom rada sa integrisanim dokumentom sve promene urađene u njemu se automatski oslikavaju i u Excel dokumentu. Da bismo integrisali Office dokument u Excel radnu knjigu neophodno je na Insert tabu kliknuti na alat Object, pri čemu se startuje prozor za definisanje objekta koji će biti integrisan. U novootvorenom prozoru kliknuti na tab Create from file da bi se dobila mogućnost selektovanja određenog Office dokumenta. Klikom na dugme Browse definišemo koji dokument na računaru ili negde na lokalnoj mreži želimo da koristimo. U dodatku imamo dve opcije kojima definišemo način integracije selektovanog dokumenta i Excel radne sveske. Čekiranjem opcije Link to file Excel će automatski kreirati link ka selektovanom dokumentu, dok će čekiranjem opcije Display as icon Excel postaviti ikonicu selektovanog dokumenta u radnu knjigu Excela. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na dugme Ok, Excel će kreirati link ka selektovanom dokumentu koji je moguće odmah koristiti u daljem radu. Primer je dat na sledećoj slici...

Kao što se vidi iz primera, Excel je uneo Power Point slajd u radnu knjigu jer smo ga koristili kao primer. U situacijama kada na prozoru za integraciju objekata čekiramo opciju Display as icon, Excel će kreirati ikonicu dokumenta kao link ka samom dokumentu. Primer je dat na sledećoj slici...

Integrisane objekte je moguće premeštati u okviru radne sveske bez ograničenja, prema sopstvenim potrebama. Da bismo objekat premestili sa jednog mesta na drugo dovoljno je da kliknemo levim klikom na sam objekat i pomeramo miša ka željenoj lokaciji na radnoj svesci uz istovremeno zadržavanje levog klika. Nakon postavljanja miša na željenu poziciju otpustiti levi klik miša da bi objekat bio realno i premešten. Primer je dat na sledećoj slici...

Integrisani dokument je moguće editovati direktno iz Excel radne knjige tako što prvo selektujemo sam objekat, a zatim kliknemo desnim klikom negde u okviru selektovane oblasti. Na padajućem meniju kursor miša postaviti iznad opcije Presentation Object (u našem primeru), a zatim kliknemo na opciju Edit na dobijenom podmeniju alata. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na Edit opciju startuje se Power Point (u našem primeru) kao defaultna aplikacija za rad sa prezentacijama. Objekat je moguće editovati i sačuvati dok će sve promene biti oslikane i na unetim objektima u Excel radnoj knjizi. Primer pokrenute aplikacije za editovanje objekta je dat na sledećoj slici...

U samoj aplikaciji možemo objekat menjati i prilagođavati trenutnim potrebama. Takođe je moguće sam dokument editovati i menjati, a da pri tom sama Excel radna knjiga nije pokrenuta. U našem primeru uradićemo izmenu teksta kao sadžaja Power Point slajda, a zatim ponovo pokrenuti Excel radnu knjigu. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon izvršene promene sadržaja dokument bi trebalo sačuvati i zatvoriti aplikaciju. U sledećem koraku ćemo ponovo pokrenuti Excel radnu knjigu, pri čemu će se sadržaj objekta automatski ažurirati i u Excel radnoj knjizi. Primer je dat na sledećoj slici...

Excel dokument ili njegove funkcije je moguće integrisati u neki drugi Office program, na primer Power Point. Odnosno, možemo integrisati Excel tabelu ili grafikon u okviru same prezentacije zadržavajući njihove kompletne funkcije i mogućnosti. Na primer, u prvom koraku ćemo definisati neku tabelu u radnoj svesci Excela i sačuvati dokument negde na računaru. Primer je dat na sledećoj slici...

U sledećem koraku ćemo pokrenuti prezentaciju u koju želimo da integrišemo malopre kreiranu tabelu, a zatim je neophodno kliknuti na tab Insert, alat Object. Klikom na Object alat dobijamo dodatni prozor za definisanje objekta koji želimo da integrišemo u prezentaciju. Selektovati opciju Create from file, a zatim klikom na dugme Browse definišemo lokaciju i sam dokument koji želimo koristiti. Primer je dat na sledećoj slici...

Klikom na dugme OK naša tabela će biti integrisana u okviru selektovanog slajda prezentacije. Primer je dat na sledećoj slici...

Unetu tabelu možemo editovati direktno u samoj prezentaciji, korišćenjem dvoklika na samu unetu tabelu ili možemo kliknuti desnim klikom i sa padajućeg menija odabrati opciju Edit pri čemu se pokreće Excel aplikacija kao nezavisan proces. Primer editovanja objekta u okviru same prezentacije je dat na sledećoj slici...

Definisanje i korišćenje hiperlinkova je vrlo korisna opcija koja nam omogućava da jednim klikom na link i okviru jedne ćelije Excel radne sveske pristupimo nekom web sadržaju, kao što su web sajtovi, slanje email poruke, sadržaj u okviru samog dokumenta, itd. Na primer, u jednoj od ćelija radne sveske želimo da imamo link ka web sajtu svoje kompanije da bismo mogli da na brz i efikasan način proverimo njen sadržaj. Da bismo to i uradili neophodno je u prvom koraku selektovati ćeliju u kojoj želimo da kreiramo hiperlink, a zatim da kliknemo na alat Hyperlink na tabu Insert. U sledećem koraku se pokreće dodatni prozor za definisanje hiperlinka. Primer je dat na sledećoj slici...

Sa leve strane konfiguracionog prozora definišemo kakav hiperlink želimo da kreiramo, ka postojećem dokumentu ili web stranici, ka mestu u okviru dokumenta, da kreiramo novi dokument i kreiranje linka za email adresu. Nakon selekcije željene opcije (u primeru je link ka postojećoj web stranici) neophodno je uneti putanju do iste u Address polju prozora. Nakon toga kliknuti na dugme Ok da bi promena bila i primenjena. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na dugme OK, Excel je automatski kreirao hiperlink u selektovanoj ćeliji. Hiperlinkovi su po defaultu podvučeni, obojeni u plavo i predstavljaju aktivni objekat na koji se može kliknuti izvršnom komandom. Klikom na kreirani hiperlink njegova boja se menja u purpurnu i pokrenuće se defaultni internet pretraživač sa stranicom koja je definisana u samom linku pri kreiranju. Primer je dat na sledećoj slici...

Kada je reč o web stranicama ili dokumentima može se desiti da njihove adrese (putanje) budu predugačke da bi mogle biti korišćene u samoj radnoj svesci. Imamo mogućnost da sa određenom sintaksom, znakom ili reči zamenimo punu putanju do destinacije koja će biti vidljiva u datoj ćeliji. Dovoljno je kliknuti desnim klikom na kreirani hiperlink i na padajućem meniju kliknuti na opciju Edit hyperlink. U sledećem koraku ponovo se pokreće konfiguracioni prozor, pri čemu bi u polju Text to display trebalo uneti sadržaj koji će predstavljati uneti hiperlink. Nakon definisanja sadržaja kliknuti na dugme OK da bi promena bila i sačuvana. Primier je dat na sledećoj slici...

Kao rezultat dobili smo mnogo kraći i efikasniji prikaz samog hiperlinka, uz zadržavanje njegove realne putanje. Primer je dat na sledećoj slici...

Ista ili vrlo slična procedura se primenjuje i kada se radi o ostalim opcijama hiperlinkova. U svakodnevnom radu i realnoj praksi najčešće se koriste hiperlinkovi unutar samih dokumenata za pristup drugim dokumentima ili web stranicama, kao i za kreiranje novih mail poruka sa predefinisanim primaocima istih. Na primer, želimo da u određenoj ćeliji radne sveske unesemo email adresu osobe koja je kontakt za unete vrednosti u nekoj tabeli. Dovoljno je uneti validnu email adresu, na primer: ime.prezime@domen.com, da bi je Excel 2010 automatski prepoznao kao email adresu, kreirao hiperlink i tekst obojio u plavu boju. Na ovaj način ćemo jednostavnim klikom na dati hiperlink pokrenuti defaultni mail klijent program na računaru sa već unetom adresom primoca, bez potrebe za pamćenjem iste ili manuelnim unosom adrese. Primer je dat na sledećoj slici...

U situacijama kada želimo da editujemo postojeći ili uneti email hiperlink dovoljno je kliknuti na ćeliju u kojoj se nalazi dati hiperlink i zadržati klik nekoliko sekundi. Excel 2010 će nakon toga automatski omogućiti editovanje unetog linka, u smislu unosa ili izmene adrese.

Drugi način editovanja hiperlinka je korišćenje opcije Edit Hipyerlink na padajućem meniju, desnim klikom na sam hiperlink. Nakon klika na opciju Edit Hyperlink pokrenuće se konfiguracioni prozor za editovanje hiper-linkova sa aktivnom opcijom e-mail address i unetim informacijama o adresi koju smo nešto ranije kreirali. Kao i u prethodnim primerima možemo koristiti opciju Text to display da bismo definisali naziv koji će biti vidljiv u radnoj svesci, odnosno ćeliji, uz zadržavanje realne email adrese primaoca. Takođe, možemo koristiti i opciju Subject (naslov poruke) da bismo je predefinisali prilikom kreiranja nove email poruke za datog primaoca. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon što smo uneli sve potrebne informacije, dovoljno je kliknuti na dugme OK da bi promene bile i sačuvane. Primer je dat na sledećoj slici...

Na ovaj način ubzavamo svoje svakodnevne zadatke i umanjujemo potrebu da imamo sve potrebne informacije zapamćene bilo negde na računaru bilo u svojoj memeoriji.