BAZA ZNANJA

Kurs: - Tabelarne kalkulacije (Excel)

Modul: Osnove Excela 2010

Autor:

Naziv jedinice: Radne sveske

Nešto ranije smo napomenuli da se radna knjiga sastoji iz tri radne sveske po defoltu, odnosno, prilikom pokretanja novog dokumenta Excel 2010 kreira tri radne sveske. Broj radnih svezaka nije ograničen i možemo ih kreirati prema potrebi dokumenta, odnosno radne knjige. Najjednostavnijji način da kreiramo novu radnu svesku jeste klik na tab Insert Worksheet i Excel će automatski kreirati novu radnu svesku sa defoltnim nazivom. Kroz ovu lekciju ćemo proći sve dostupne opcije u radu sa radnim sveskama i njihovim prilagođavanjem našim potrebama. Pošto smo naučili kako da kreiramo novu radnu svesku, sledeći logičan korak jeste da naučimo kako da izmenimo naziv iste. Excel 2010 će svakoj novoj radnoj svesci dodeliti podrazumevani naziv „Sheet“, a broj radne sveske automatski se ažurira sa sledećim rednim bojem u nizu. Na primer: Sheet1, Sheet2, Sheet3,... Sheet8, Sheet9, itd. Najčešće u praksi takvi nazivi nisu od velikog značaja, jer nam ne omogućavaju detaljniji uvid u sadržaj same radne sveske i nakon određenog vremena ćemo doći u situaciju da moramo kliknuti na svaku radnu svesku da bismo utvrdili njen sadržaj. To je priličan gubitak vremena, i ako smo u situaciji da svakodnevno radimo sa velikom količinom Excel fajlova onda je to vrlo zamoran posao... Da bismo izbegli takve situacije, najbolje je svaku radnu svesku preimenovati tako da najpribližnije moguće označava sadržaj iste. Da bismo preimenovali naziv radne sveske neophodno je kliknuti desnim klikom na sam tab radne sveske, a zatim klknuti na opciju Rename. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na Rename opciju, Excel 2010 će automatski omogućiti unos novog naziva radne sveske. Trenutni naziv radne sveske će biti označen tekstualnim poljem, pri čemu je dovoljno da samo unesemo novi naziv radne sveske — upotrebom tastature. Nakon završenog unosa novog naziva dovoljno je pritisnuti taster Enter ili kliknuti na susedni tab da bi novi naziv ostao i sačuvan. Primer je dat na sledećoj slici...

Ako želimo da preimenujemo sve nazive radnih svezaka, onda je prethodni postupak neophodno ponoviti za svaku radnu svesku ponaosob.

Takođe, jedan od načina da olakšamo kretanje kroz tabove radnih svezaka jeste da svakom tabu dodelimo određenu boju, pri čemu boje možemo definisati na osnovu sadržaja, važnosti, potrebe ili bilo čega drugog, što će nam omogućiti brži i udobniji rad i kretanje kroz radne sveske. Da bismo definisali boju taba radne sveske neophodno je da kliknemo desnim klikom na sam tab, a zatim da postavimo kursor miša na opciju Tab Color. Automatski dobijamo meni sa ponuđenom paletom boja, pri čemu je dovoljno kliknuti na željenu boju da bi ona bila i primenjena. Primer je dat na sledećoj slici...

U sledećem koraku ćemo se upoznati sa načinom premeštanja i kopiranja radnih sveski. Radne sveske možemo premeštati ili kopirati u okviru same radne knjige ili u okviru druge radne knjige. Kao prvi korak neophodno je kliknuti desnim klikom na tab radne sveske koju želimo da premestimo ili kopiramo, a zatim kliknuti na opciju Move or Copy... Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na Move or Copy opciju pokrenuće se dodatni prozor opcije kroz koji je moguće definisati željenu radnju — premeštanje ili kopiranje radne sveske. Da bismo premestili radnu svesku sa nazivom TAB1 na poslednje mesto u okviru iste radne sveske, dovoljno je u datom prozoru kliknuti na opciju „(move to end)“ a zatim kliknuti na OK dugme. Ovu radnju je takođe moguće uraditi i tako što ćemo kliknutii na sam tab a zatim, bez otpuštanja klika, tab pomeriti na jednu ili drugu stranu, već prema potrebi korisnika. Primer je dat na sledećoj slici...

U situacijama kada želimo da kopiramo radnu svesku dovoljno je čekirati opciju Create a copy u donjem delu prozora opcije, a zatim kliknuti na dugme OK. Kao što se vidi iz sledećeg primera, Excel 2010 će automatski kreirati kopiju radne sveske i rasporediti je tamo gde smo odredili. U nazivu radne sveske biće dodata oznaka broja kopije, na primer (2). Primer je dat na sledećoj slici...

Ako želimo da radnu svesku premestimo ili kopiramo u drugu radnu knjigu, dovoljno je da na prozoru opcije, na padajućoj listi To book:, uradimo odabir radne knjige u koju želimo da radna sveska bude kopirana ili premeštena. Nakon toga možemo selektovati i poziciju premeštenog ili kopiranog taba u radnoj knjizi selekcijom određene pozicije u odeljku Before sheet. Da bismo kroz padajuću listu imali mogućnost premeštanja ili kopiranja radne sveske u željenu radnu knjigu, neophodno je da ona bude pokrenuta pre nego što započnemo proces premeštanja ili kopiranja. Jednostavnije rečeno — opcija je moguća ako su radne knjige pokrenute na računaru. Ako želimo da radnu svesku premestimo u novu radnu knjigu, onda će to Excel 2010 automatski uraditi, bez potrebe da ona bude i pokrenuta pre toga. Dovoljno je odabrati opciju (new book) na padajućoj listi. Primer je dat na sledećoj slici...

Sledeća dostupna opcija u radu sa radnim sveskama jeste opcija zaštite radnih svezaka i njihovog sadržaja. Vrlo često možemo doći u situaciju da bilo kakvo menjanje, brisanje ili premeštanje podataka nije prihvatljivo. Jedan od načina da aktivno definišemo šta jeste, odnosno šta nije dozvoljeno u radu sa radnom sveskom jeste korišćenje opcije Protect Sheet. Do opcije dolazimo na sličan način kao u prethodnim primerima, neophodno je kliknuti desnim klikom na sam tab radne sveske, a zatim sa padajućeg menija kliknuti na opciju Protect Sheet... U sledećem koraku startovaće se konfiguracioni prozor opcije u kojem je moguće definisanje različitih nivoa zaštite radne sveske, odnosno podataka u njoj.

Zaštita se izvodi u dva koraka, i to definisanjem odgovarajuće lozinke i selekcijom nivoa zaštite. Lozinka bi trebalo da ima bar 6 do 9 karaktera i da se ne koriste opšte poznate lozinke (1,2,3... 5,6 ili qwerty, lična imena, itd.) da bi se zadržao odgovarajući stepen zaštite. Karakteri lozinke se definišu u polju Password to unprotect sheet. Sam nivo zaštite se određuje jednostavnim čekiranjem ili otčekiravanjem neke od ponuđenih opcija na listi. Nakon definisanja nivoa zaštite dovoljno je kliknuti na dugme OK i lozinku potvrditi još jednom da bi ona postala aktivna. Primer je dat na sledećoj slici...

U situacijama da se nad zaštićenom radnom sveskom izvodi nedozvoljena radnja Excel 2010 će automatski obustaviti izvršenje iste i korisnika porukom obavestiti da radnja nije dozvoljena. Primer je dat na sledećoj slici...

Da bismo uklonili zaštitu radne sveske, neophodno je da kliknemo desnim klikom na tab radne sveske, a zatim na opciju Unprotect Sheet, pri čemu se pokreće prozor za unos definisane lozinke. Nakon unosa odgovarajuće lozinke dovoljno je otčekirati opciju  Protect worksheet and contents of locked cells da bi zaštita bila uklonjena sa radne sveske. Primer je dat na sledećoj slici...

Sledeća dostupna opcija u radu sa radnim sveskama jeste opcija skrivanja, odnosno Hide. Namena ove opcije je da datu radnu svesku učini nevidljivom kroz grafički interfejs, a samim tim i sigurnijom od mogućih promena, brisanja, itd. Naravno, tu je i optimizacija prostora u situacijama kada se koristi mnoštvo tabova radnih svezaka. Da biste radnu svesku učinili nevidljivom neophodno je kliknuti desnim klikom na tab radne sveske, a zatim na padajućoj listi kliknuti na opciju Hide. Primer je dat na sledećoj slici...

Radna sveska će ostati skrivena sve dok klikom na opciju Unhide ne definišemo njeno stanje da je uvek vidljiva u grafičkom interfejsu programa. Postupak je isti kao i prethodni, ali je  neophodno kliknuti desnim klikom na bilo koji od vidljivih tabova radnih sveski, a zatim kliknuti na opciju Unhide. Nakon toga pokrenuće se konfiguracioni prozor opcije u kom je moguće definisati radnu svesku koju želimo da definišemo kao vidljivu. Selektovati željenu radnu svesku, a zatim kliknuti na dugme OK. Primer je dat na sledećoj slici...

Opcija radne sveske Select All Sheets nam omogućava da jednim potezom selektujemo sve radne sveske u jednoj radnoj knjizi i na taj način uradimo njihovo premeštanje ili kopiranje, već prema potrebi korisnika.

Opcija View Code pokreće programski editor kroz koji je moguće uneti programske kodove radi definisanja specifičnog načina rada određene funkcije programa, itd. Namenjena je uglavnom naprednim korisnicima i onima koji poznaju neki od programerskih jezika podržanih od strane Excel 2010 programa.

Opcija Delete nam daje mogućnost brisanja radnih svezaka iz radne knjige. Dovoljno je da kliknemo desnim klikom na tab date radne sveske, a zatim na padajućem meniju kliknuti na opciju Delete. Excel 2010 će pokrenuti poruku upozorenja, a zatim nakon klika na dugme Delete na poruci upozorenja trajno i obrisati selektovanu radnu svesku. Primer je dat na sledećoj slici...

Ostaje nam još da naučimo kako da dodajemo ili uklanjamo kolone i redove iz radnih sveski. Naime, često se dešava da tek nakon definisanja određenih podataka ili informacija uvidimo da je neophodno postojanje dodatnih kolona, odnosno redova u datoj radnoj svesci. Naravno, uvek možemo početi ispočetka, ali je to uglavnom ogroman gubitak vremena i nepotrebno odlaganje. Mnogo jednostavnije je da unesemo kolonu ili red tamo gde nam je to potrebno ili da ih jednostavno uklonimo, naravno. O čemu se radi? U donjem primeru imamo tabelu sa unetim informacijama o korisnicima, na primer: ime i prezime, lokacija kancelarije, datum, adresa kancelarije, itd...

Recimo da smo uneli informacije za više od 100 korisnika i nakon toga primetili (ili dobili zahtev od nadređenih) da tabela mora sadržati i informacije o trenutnoj poziciji korisnika u kompaniji. Rekli smo da postoje dva načina da to uradimo: da počnemo ispočetka sa dodatom informacijom ili da dodamo još jednu kolonu u kojoj će tražene informacije biti unošene. Mislim da je izbor lak.

Da bismo uneli kolonu ili red u radnu svesku, neophodno je da prvo selektujemo postojeću kolonu ispred koje će biti uneta nova. Nakon klika na slovo kolone (u našem primeru slovo D), da biste selektovali kompletnu kolonu neophodno je kliknuti desnim klikom na selektovanu oblast, pri čemu se pokreće padajući meni sa dodatnim opcijama. Kliknuti na opciju Insert na padajućem meniju da bi nova kolona bila i dodata. Primer je dat na sledećoj slici...

Takođe, nakon selekcije kolone ispred koje će biti dodata nova, možemo kliknuti i na alat Insert na Ribbon traci u odeljku Cells. Rezultat će biti isti. Nakon dodavanja nove kolone možemo početi sa unosom potrebnih informacija u našu tabelu. Primer dodatih informacija je dat na sledećoj slici...

Nakon dodavanja kolone u koju smo uneli informacije o trenutnim pozicijama korisnika u kompaniji, odlučeno je da je informacija o adresi kancelarije suvišna i kao takvu bi je trebalo izbrisati. Opet to možemo da uradimo na dva načina: manuelno ili da uklonimo celu kolonu. Postupak je vrlo sličan kao u prethodnom primeru, pa je neophodno selektovati kolonu koja želi da se ukloni, a zatim desnim klikom klikne na selektovano polje. Na dobijenom padajućem meniju kliknuti na opciju Delete. Excel će ukloniti selektovanu kolonu. Primer je dat na sledećoj slici...

Isti rezultat ćemo dobiti i ako nakon selekcije kolone kliknemo na alat Delete na Ribbon traci u Cells odeljku. Primer tabele sa jednom dodatom i drugom uklonjenom kolonom je dat na sledećoj slici...

U radu sa redovima radne sveske koristi se isti princip koji smo koristili i kada se radilo o kolonama. Naime, neophodno je obeležiti red iznad kojeg se želi dodati novi. Nakon selekcije reda, klikom na njegov pripadajući broj, desnim klikom kliknuti na selektovanu površinu, a zatim na padajućoj listi kliknuti na opciju Insert. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na opciju Insert, Excel 2010 će dodati novi red. Da bismo uklonili čitav red neophodno je da ponovimo prethodni postupak; na padajućoj listi neophodno je kliknuti na opciju Delete, nakon čega će red biti uklonjen. Moram napomenuti da Excel automatski ažurira brojnu oznaku reda, tako da je uvek pravilno ažurirana.

Redovi i kolone takođe imaju još jednu zajedničku opciju, spominjali smo je nešto ranije kod tabova radnih sveski — opciju Hide. Naime, bilo koji red ili kolonu, ili redove i kolone, jeste moguće sakriti tako da ne budu vidljivi kroz grafički interfejs programa. Dovoljno je selektovati jednu ili više kolona ili redova, zatim desnim klikom kliknuti na selektovani deo i sa padajuće liste kliknuti na opciju Hide. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na opciju Hide selektovani redovi u primeru će biti skriveni. Zamolio bih da obratite pažnju na redosled numerisanja redova nakon što su selektovani redovi skriveni. Redni brojevi redova više nisu u pravilnom nizu. A zašto, ako smo rekli da Excel 2010 automatski ažurira brojni niz redova? Jednostavno, redovi i dalje postoje, nisu obrisani, samo su skriveni. Excel 2010 prepoznaje da ti redovi i dalje postoje i zadržava postojeći brojni niz. Primer je dat na sledećoj slici...

Potpuno isti princip se koristi i kada se radi o kolonama. Da bismo skrivene redove ili kolone vratili u „normalno“ stanje neophodno je da selektujemo redove (ili kolone ako se radi o kolonama) koji su iznad i ispod skrivenih redova (ispred i iza skrivenih kolona) istovremeno. Zatim je neophodno kliknuti desnim klikom na selektovani deo i na padajućem meniju kliknuti na opciju Unhide. Excel će automatski prikazati redove (kolone) koji su bili skriveni. Primer je dat na sledećoj slici...

U sledećem koraku ćemo videti kako da povećamo visinu redova ili širinu kolona, a da one pri tom zadrže isti odnos. Naime, na početku kursa smo naučili kako da menjamo visinu reda ili širinu kolone. I to je sasvim u redu, ako se radi o jednom redu ili jednoj koloni. U situacijama kada je neophodno da to uradimo za više redova ili više kolona, to može postati pravi izazov. Excel 2010 nam nudi jednostavan alat da to postignemo na najjednostavniji mogući način. Dovoljno je selektovati željene redove ili kolone, kliknuti desnim klikom na selektovani deo, a zatim na padajućem meniju kliknuti na opciju Row Hight (kada se radi o redovima) ili na opciju Column Width (kada se radi o kolonama). Primer je dat na sledećoj slici...

Klikom na opciju Row Hight (ili Column Width) Excel 2010 automatski pokreće prozor za unos nove vrednosti reda, odnosno kolone. Defoltna vrednost je 15. Dovoljno je uneti novu vrednost u tekstualno polje i kliknuti na dugme OK, da bi promene bile i primenjene. Primer je dat na sledećoj slici...

Naravno, selektovani redovi ili kolone ne moraju biti jedan pored drugog, već ih možemo selektovati prema svojim trenutnim potrebama. Primer upotrebe različitih vrednosti redova odnosno kolona je dat na sledećoj slici...