Utisci korisnika

"Slučajno sam na nekoj diskusiji Infostuda našla vaš link i prosto sam zapanjena, obradovana i neizmerno ponosna što i u SRBIJI možemo da se služimo e-learning opcijom usavršavanja."…

Kada sam na fakultetu polagala ispit iz Obrazovne tehnologije jedno od pitanja je bilo nastava na daljinu. Pojam, značenje, prednosti i nedostaci su mi bili poznati ali u isto vreme daleki, nedostižni…


Kompletna lista utisaka

Testiranje online

Arhitektura računara

Za one koji žele da znaju više.

Windows OS

Ovo bi svakako trebalo da probate.

Odnosi s javnošću

Koliko znate PR?

Pogledajte još neke od testova

Newsletter

Ukoliko želite da Vas redovno obaveštavamo o novostima sa Link eLearning sajta prijavite se na našu newsletter listu.

Ime:

Prezime:

Email:


Anketa

Arhiva anketa

BAZA ZNANJA


Kurs: - Efektivne tehnike pisanja

Modul: Osnovne veštine i tehnike poslovne korespondencije

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Priprema za pisanje dokumenata


Materijali vezani uz ovu lekciju:

- Test priprema za pisanje dokumenata
- Priprema za pisanje dokumenata (PDF dokument)



Od čega je sastavljena uspešna pisana poruka? Konkretnost i jasnoća pisane komunikacije - kako pisati razumljivo i zavrediti odgovor? Elementi i primeri pisane komunikacije. Prednosti i mane e-maila – kako iskoristiti njegov potencijal i zaobići zamke?

Na taj način skraćujemo vreme učenja i pažnju isključivo posvećujemo relevantnim pojmovima, frazama, tehnikama pisanja (korespodencija, izveštaji, analize...), komunikativnim tehnikama (razgovor preko telefona, prezentacija, svakodnevna poslovna komunikacija...).



Kako treba pisati poslovno pismo (preporuke i saveti)?

  • Uvod treba da bude pozitivan ili neutralan
  • Završetak pisma pozitivan
  • Uljudnost uvek koristiti: „molim“ i „hvala“
  • Izražavati se jasno
  • Objašnjenja neka budu konkretna i argumentovana
  • Pismo neka bude kratko (jedna stranica)
  • Koristiti kratke rečenice (rečenice više od 25 reči teško su razumljive)
  • Pisati raznoliko: primenjivati dvotočke, crtice, uskličnike i upitnike
  • Izbegavati skraćenice
  • Objasniti teške i nepoznate pojmove
  • Pročitati svoj dopis više puta pre slanja (ispraviti: greške u pisanju, sadržaju, pravopisu i gramatici)


Bez obzira na svrhu, pisma:

  • prenose DOBRE VESTI
  • prenose LOŠE VESTI
  • NAGOVARAJU
  • INFORMIŠU


Svako pismo koje napišete je deo poslovne komunikacije i trebalo bi da bude napisano formalnim stilom.


Kriterijumi i zahtevi za poslovno pismo/memorandum:

  1. Informativnost
    Ko god treba da pročita Vaše pismo tražiće specifične, unapred određene informacije. Klijenti, primaoci poslovnog pisma nisu zainteresovani za “dugometražne” govore već za korisne informacije. Očekuju takođe i da  pismo zahvalnice sadrži informacije koje bi mogle biti predstavljene na najbolji način.

     
  2. Konciznost
    Skupite informacije koje želite ukratko da predstavite, koncizne paragrafe. Osoba koja ih bude čitala će ga letimično pogledati, skačući sa informacije na informaciju. Izbegavajte duge kompozicije i neka Vaše rečenice budu kratke i koncizne. 
  3. Gramatička ispravnost
    Vodite računa o gramatičkim greškama. Ništa ne može više odbiti osobu koja čita vaše poslovno pismo od gramatički neispravnog pisma. Pre nego što dostavite poslovno pismo, koristite MS Word alatku za ispravljanje grešaka u pisanju (ako imate srpsku verziju softvera) kako bi ste se uverili da je izvršena potpuna provera Vašeg dokumenta.  
  4. Potpune informacije
    Vaše pismo mora sadržati sledeće informacije: Vaše ime, razlog pisanja i Vaše kontakt informacije (telefon, adresa, e-pošta). Vaš cilj je da omogući osobi kojoj šaljete poslovno pismo da dođe do Vas što je brže moguće, zato im saopštite vreme i način kako mogu doći do Vas.  
  5. Svrha pisma
    Pre nego što počnete sa pisanjem pisma, odgovorite na sledeća pitanja:

    • Šta želim da postignem ovim dokumentom? 
    • Koje informacije od mene očekuje osoba kojoj šaljem poslovno pismo? 
    • Šta je potrebno osobi koja čita poslovno pismo? Da li je potrebno da joj pomognem da reši neki problem? 

      Isplanirajte detaljno svoje poslovno pismo unoseći (navodeći) prvo najvažnije informacije, a zatim ih pokrepljujući činjenicama. Ne zaboravite, samo ste Vi i niko osim Vas nije odgovoran da otkrije Vaše vrednosti. Vaš posao je da se uverite da se Vaše pismo tumači onako kako je i napisano od strane samog primaoca.


  6. Dajte rešenja, ne probleme!
    Vaše pismo upućeno kompaniji (prijava ili molba, CV, itd.) će biti mnogo uspešnije ako informacijama koje sadrže rešavaju problem osobe koja čita Vaše poslovno pismo. Kompanija na primer može imati probleme sa prodajom proizvoda, niskim kvalitetom proizvoda, njihova prodaja može biti loše vođena, podrška kupcima ne funkcioniše dobro… Morate da otkrijete sami u čemu je problem.
    Stavite sebe na mesto osobe koja čita. Šta bi htela da vidi u Vašem poslovnom pismu? Gde da dobijete informacije o potrebama na primer neke kompanije?
    Dodatne informacije o potrebama neke kompanije ili osobe kojoj ste namenili poslovno pismo su često pola obavljenog posla.
  7. Izvori opštih informacija o kompanijama
    Sledeće vrste izvora mogu biti od koristi kada istražujete kompanije: poslovni propisi, godišnji izveštaji, web stranice, imenici, žute stranice, privredne komore i industrije i trgovačka udruženja, novine, stručnjaci, konkurenti te kompanije, javni dokumenti i izdanja (službeni glasnici), računarski dokumenti, flajeri i dr.  
  8. Morate posvetiti naročitu pažnju sledećim važnim informacijama: 
    • Koje su to oblasti rada te kompanije?
    • Kako se čini da kompanija stoji finansijski? 
    • Kakve vrste poslova postoje u kompaniji? 
    • Šta kompanija očekuje od svojih zaposlenih? 
    • Koristeći raspoloživa sredstva možete doći do boljeg razumevanja o stepenu poslovnog potencijala te kompanije ili organizacije. Zanimaće Vas otprilike koji su to zahtevi kompanije,  čemu teže i šta žele da ostvare.

 



Najčešće greške u pisanju dokumenata

Prazan e-mail - Ako šaljete poslovno pismo u attachmentu (u prilogu), nemojte ostavljati prazan naslov i telo mejla. Ovo izgleda kao da se niste ni potrudili da pozdravite osobu koja prima prijavu i da naznačite Vašu nameru. U telu mejla preporučljivo je da napišete propratno pismo.

Nepažnja – Nemojte dozvoliti sebi da detaljno ne pročitate svoje poslovno pismo.

Niste naveli sve bitne podatke – Ne izostavljajte informacije. Ne izostavljajte ni druge bitne elemente, uključujući i lične podatke i kontakt podatke.

Smatrate da struktura i izgled nisu od značaja - Ovo ne mora da bude presudni kvalitet, ali svakako pokazuje Vaš uloženi trud i profesionalizam, a i omogućuje osobi koja će pročitati Vaše poslovno pismo da prvo uoči Vaše bitne kvalitete.

Imate slovne i gramatičke greške u poslovnom pismu – Ovo svakako deluje neprofesionalno, neprecizno i neuredno, a to svakako nisu osobine po kojima želite da Vas bilo ko zapamti.

Veliki deo ovih grešaka rezultat je neinformisanosti zaposlenih o načinu pisanja poslovnih dokumenata, nemara ili ignorisanja bitnih pravila vezanih za način. Takođe, bitan uzrok je i činjenica da zaposleni jedan isti poslovni dokument sa propratnim pismom šalju na sve adrese, umesto da poslovno pismo, a naročito propratno pismo, svaki put prilagode potrebama konkretnog primaoca. Nemojte da to bude i Vaša praksa - povećajte svoje šanse!


Smatrate da je ova lekcija korisna?  Preporučite je. Broj preporuka:3


Molimo Vas unesite svoje podatke i dobićete pristup besplatnim lekcijama.

Ime: 
Prezime: 
Email: