BAZA ZNANJA

Kurs: - Efektivna poslovna komunikacija

Modul: Verbalna komunikacija

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Poslovni razgovori - usmena komunikacija

Poslovni razgovor, priprema i vođenje poslovnog razgovora

Usmeno verbalno komuniciranje predstavlja najveći deo ukupnog komuniciranja u poslovnom svetu, pri čemu poslovni razgovori zauzimaju posebno važno mesto.

Pri definisanju poslovnog razgovora potrebno je sagledati ga kao kompleksni skup ponašanja dve strane koje stupaju u komunikacionu interakciju, i primetiti da je on više od prostog sastanka dve osobe koje zajedno pričaju o nečemu.

Poslovni razgovor ćemo definisati kao svaku usmenu razmenu informacija sa drugim licem koja je unapred organizovana i koja za cilj ima nekakvu akciju vezanu za poslovanje bar jedne strane.

Najvažnija odlika poslovnog razgovora je da je dobro organizovan, jer samo dobra priprema osigurava dobre rezultate.

Poslovne razgovore najpre možemo podeliti po tome da li u njima učestvuju osobe koje su iz jedne organizacije ili razgovaraju osobe od kojih jedna strana nije iz naše organizacije. Dalje, možemo razlikovati različite oblike poslovnih razgovora:

• Konsultacija (brifing) – kraći razgovor u okviru organizacije koji za cilj ima obezbeđivanje potrebnih informacija ili dogovor oko određene akcije.
• Sednica – periodični ili vanredni sastanak vodećih ljudi u organizaciji ili nekom njenom delu, gde se sumiraju rezultati nekih završenih aktivnosti, diskutuje o trenutnim aktivnostima ili dogovara o budućem smeru delovanja.
• Konferencije, konvencije i simpozijumi – veći skupovi osoba iz iste delatnosti, gde se razmenjuju iskustva, upoznaju novi pravci i načini rada.
• Klasični poslovni razgovor – jedan ili više sastanaka između bar dve strane koje međusobno dogovaraju uspostavljanje, održavanje ili modifikovanje međusobnog odnosa i saradnje.

Faze poslovnog razgovora

Faze poslovnog razgovora su:

• Priprema - definišite jasno i konkretno cilj koji želite da postignete. Definišite ono na šta ste spremni da pristanete, kao i ono od čega ne možete odustati. Informišite se u potpunosti o osobama sa kojima ćete razgovarati, o njihovoj radnoj organizaciji, o temi razgovora i o svojim snagama i slabostima. Napravite strategiju i plan B. Dogovorite se sa drugom stranom o mestu, vremenu i temi prvog susreta.
• Početak i upoznavanje – ne bi trebalo žuriti u temu razgovora pre nego što se dobro upoznate i opustite. Investirajte neko vreme u stvaranje dobrih odnosa i poverenje druge strane.
• Informisanje - jedna i druga strana, naizmenično, izlažu najvažnije informacije i stavove koje imaju. U ovoj fazi se ne bi trebalo raspravljati i ubeđivati, za sada samo slušate drugu stranu, eventualno tražeći da pojasni nešto. Drugu stranu ne bi trebalo prekidati. Kada završi sa izlaganjem, upitajte je za pojašnjenja i detalje.
• Argumentovanje - na osnovu informacija dobijenih u prethodnoj fazi, ulazite u ravnopravan dijalog, gde pokušavate da nađete zajedničku osnovu oko koje se možete složiti. Krenite od onoga što se slažete, a ne od različitih stavova!
• Neutralisanje prigovora - kada ste razmenili stavove, ostaju sitniji prigovori koje bi trebalo razrešiti na obostranu korist.
• Odluka - bilo da je odluka da se sarađuje ili da se odustane, ostanite u dobrim odnosima sa drugom stranom, jer nikada ne znate kada ćete se ponovo sresti, a i ne želite da loša slika o vama kruži gradom.

Kako održati dobru prezentaciju i javni nastup

Dobra prezentacija organizacije ili onoga što ona ima da ponudi mora:

1. da privuče i drži pažnju slušalaca
2. da bude jasna, nedvosmislena i lako razumljiva
3. da zainteresuje slušaoce da zatraže dodatne informacije ili da probaju ono što organizacija ima da ponudi.

Ukoliko bilo koja od ove tri tačke nije ispunjena, ni ostale dve neće biti ispunjene ili neće imati nikakvog značaja.

Osnovna pravila dobrog nastupa su:

1. dobro se pripremite - odvojite najvažnije elemente i predstavite samo njih
2. provežbajte nastup - nekoliko puta glasno sami ili pred prijateljima verbalizujte ceo govor, od pozdravne reči do zahvaljivanja na pažnji

Suština svakog nastupa pred drugima je da prenesete nešto u svest onima koji vas gledaju i slušaju. Uspešnost u tome zavisi od toga:

1. koliko dobro privučete pažnju slušalaca
2. koliko dobro zadržavate pažnju slušalaca
3. koliko se trudite da govorite rečima koje slušaoci razumeju i nalaze za relevantne

Upotreba vizuelnih sredstava u komunikaciji

Ljudi pamte na osnovu: audio-vizuelnog doživljaja

• praktično
• kroz rad i vežbanje

Ovo je važan podatak za pripremu prezentacije. Govornik bi trebalo da deluje na čula vida i sluha, da zainteresuje publiku. Vizuelna sredstva se ne koriste da bi se sadržaj upotpunio, već da se publici pomogne da memoriše podatke.

Pisanje

Pisanje na tabli ili velikom papiru koristi se uglavnom u internom krugu, na poslovnim sastancima, manjim prostorijama, kao efekat improvizacije.

Za prezentacije većeg obima tabla nije pogodna.

Korišćenje tehnologije radi poboljšanja vizuelne komunikacije

Vizelna pomoć u komunikaciji u formi grafika i dijagrama može i ručno da se nacrta, ali IT omogućava da se uz pomoć kompjutera sve ovo odradi još bolje (programi kao što je MS Office olakšavaju prezentiranje različitih podataka i izveštaja).

Sem kompjutera, video-bim, tj. projektor je sredstvo koje je prikladno za multimedijalne prezentacije. Tekst, grafikoni i mape, dijagrami i fotografije se mogu kombinovati sa video ili filmskim zapisima i zvucima, dajući impresivnost i profesionalizam prezentaciji.

Računar može biti povezan sa projektorom i video-bimom, pomoću kojeg se slika prenosi na platno. Kada postoji video-bim (video-projektor), prezentaciju je relativno jednostavno izvesti. Prezentacija se prikazuje pomoću programa Microsoft Power Point.

Ovaj način prikazivanja je pogodan za velike prezentacije po obimu i značaju.