BAZA ZNANJA

Kurs: - Efektivna poslovna komunikacija

Modul: Uvod u poslovnu komunikaciju

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Nastupanje u medijima i elektronska komunikacija

Odnosi sa javnošću

Odnosi sa javnošću – public relations (PR) – predstavljaju specifičan oblik komuniciranja i prenošenja poruka. Predstavljaju aktivnosti uticaja na javno mnenje. Najvažnije discipline su komunikologija, psihologija i lingvistika i njima bi trebalo posvetiti najviše pažnje prilikom bavljanja PR-om.

Komunikološke veštine podrazumevaju: informisanje, predlaganje, sugerisanje, ubeđivanje, pregovaranje, uticaj, navođenje, manipulaciju...

Psihološka komponenta predstavlja spremnost za komunikaciju, tj. prevazilaženje treme i straha i dobru pripremu za nastup. Vešt komunikator je i dobar psiholog, a on uspeva da razvrsta ljude po kategorijama, da snimi karakteri ličnost... Ume da prikrije sopstvene mane i slabosti dobrom pripremom...

Prilikom kontakta sa medijima trebalo bi primenjivati sledeće metode:

• učestalost
• uslovljenost
• doslednost
• elastičnost
• inventivnost
• pristupačnost
• selektivnost

Kako postati bolji komunikator 

U savremenim uslovima visokoorganizovanog poslovnog i političkog sveta kojim dominiraju informacione tehnologije i opšta globalizacija tržišnog ponašanja, menadžer – komunikator mora da nauči tri sledeće bitne veštine.

*Slušanje. Poznato je da menadžeri u proseku
troše preko 70% vremena na razne oblike verbalnog komuniciranja sa svojim okruženjem. Od njih se očekuje da znaju efikasno da govore i oblikuju svoje misli, zahteve, naredbe ili savete. Komunikološka istraživanja su pokazala da čovek daleko brže obrađuje informacije koje čuje nego što je brzina njegovog govora. U proseku izgovaramo oko 120 reči u minuti, a sposobni smo da čujemo izmeñu 400 i 600 reči u minuti. To znači da je svega jedna četvrtina pažnje onih koji slušaju zauzeta govornikovim rečima. Ostalo vreme slušaoci mogu posvetiti analizi izgovorenog, smišljanju odgovora ili prosto maštanju i sanjarenju. Efikasni slušaoci su osobe koje su razvile navike korišćenja te tri četvrtine "slobodnog" vremena.

*Pisanje. Kao i efikasan govor ili korisno slušanje, i efikasno pisanje je zasnovano na razumevanju pravila dobre komunikacije i na mnogo prakse, kroz koju se uči kako biti bolji komunikator. Slično je i u sportu, najbolji su obično oni igrači koji imaju najviše odigranih utakmica "u nogama".

*Vođenje sastanaka. Kako se menadžeri najčešće naizmenično pojavljuju u ulozi slušaoca i govornika, efikasna komunikacija zavisi od dobrih veština oba komunikacijska partnera. Kao i kod plesa u parovima, neće biti sklada ako samo jedan partner poznaje korake i prati ritam, dok mu drugi stalno nezgrapno gazi po prstima. Loš govornik neće zaslužiti pažnju dobrog slušaoca, a loš je slušalac u stanju da destimuliše i najboljeg govornika.

U smislu unapređenja komunikacije menadžera, mogu pomoći i tehnike koje su navedene u sledećoj tabeli:

Internet komunikacija

O internetu se već gotovo sve zna. Donedavno je svako sa PC-jem, modemskom vezom i telefonskom linijom mogao da se poveže na internet putem internet dobavljača usluga - internet servis provajdera. Danas, kablovski i satelitski internet prevazilaze probleme spore komunikacije. Broj kompjutera povezanih na internet stalno raste, kao i broj i različitost informacija koje se na njemu mogu naći.

Internet je dostupan svakoj poslovnoj organizaciji, a koristi se za komunikaciju sa potrošačima, dobavljačima, tehničkom podrškom, marketing, traženje povratne informacije od potrošača...

Poslovna organizacija je u mogućnosti da radi i trguje širom sveta, dok se glavni kontakti održavaju sa zaposlenima, potrošačima, dobavljačima i drugima širom sveta bez obzira na to gde se nalaze.

Internet nije samo svetska mreža računara, nego i otvorena i slobodna zajednica raznih i različitih korisnika iz celog sveta. Pravila ponašanja na internetu slična su onima u svakodnevnom životu. Razni oblici agresivnog, uvredljivog ponašanja, povrede privatnosti, jednako su neprihvatljivi na internetu kao i inače u životu. Zato prvo pravilo ponašanja na internetu glasi: "ne činite ništa što je protivzakonito ili je u suprotnosti sa osnovnim moralnim normama".
 
Zbog svojih posebnosti u komuniciranju, postoje i posebna pravila ponašanja, specifična samo za internet (tzv. Netiquette). Na primer, ako se pošalje poruka napisana velikim slovima, smatraće se da ta osoba viče. Pravila ponašanja na internetu mogu biti formalna i neformalna. Formalna su ona koja su propisana i za čije nepoštovanje se može biti kažnjen (npr. gubitkom prava pristupa internetu), a neki su oblici kršenja ovih pravila i protivzakoniti, pa se može biti pravno gonjen. Neformalna su ona pravila koja se dogovorno podrazumevaju, mada nisu nigde formalno definisana.

Ovo su neka od pravila ponašanja na internetu:

1. Autorska prava - Prilikom slanja kopija i reprodukcija dokumenata, tekstova, slika i slično trebalo bi paziti na autorska prava vlasnika dokumenta. Kršenje autorskih prava nije samo odraz lošeg ponašanja, nego je i protivzakonito.
2. Objavljivanje sadržaja poruka - Objavljivanje sadržaja poruka trećim osobama nije dozvoljeno, osim ako se oba sagovornika oko toga ne slože. Vlasništvo nad svakom porukom je ravnopravno podeljeno između pošiljaoca i primaoca. Sadržajem se može raspolagati samo uz obostranu saglasnost.
3. Neželjeni sadržaji, lančana pisma, komercijalni lanci i oglašavanje (Spam)- Ne bi trebalo slati poruke koje primalac ne želi da primi i pročita. Lančana pisma i ponude komercijalnih lanaca se ne smeju slati e-mailom. 
4. Potpisi na kraju poruke - Često internet programi primaocu ne prikažu sve podatke iz zaglavlja poruke, tako da on ne zna od koga je dobio poruku. Ako se osoba koja šalje poruku potpiše, komunikacija će biti mnogo lakša.
5. Poznavanje sadržaja grupe ili liste - Pre početka aktivnog učestvovanja u diskusijama, preporučljivo je provesti neko vreme pasivno prateći diskusije na grupi ili listi. Trebalo bi izbegavati postavljanje pitanja na koja je na listi već odgovoreno. Ponekad postoji FAQ (Frequently Asked Questions), popis često postavljanih pitanja, koji bi svakako trebalo proučiti.
6. Biti tolerantan - Ne bi trebalo uzimati zdravo za gotovo sve što se pročita u poruci, a pogotovo ne bi trebalo reagovati na provokacije. Najbolja reakcija na provokaciju jeste da se uopšte ne reaguje.

Savremene profesije – menadžment, marketing, novinarstvo, mediji... Ne postoje izvan komunikacije među ljudima. Komunikacija je važna unutar tima koji radi, stvara proizvod, ideju ili program, ali i prema spolja, prema javnosti kojoj su ti proizvodi namenjeni.

Od najranijeg detinjstva, pa do starosti, od načina kako govorimo u velikoj meri zavisiće naš uspeh u školovanju, prijemu na posao, napredovanju na poslu, pa čak i uspeh u socijalnim aktivnostima slobodnog vremena. Naš glas i prve reči koje izgovorimo daće osnovnu ideju sagovorniku o našoj ličnosti i sposobnostima. Osnovna komunikološka formula uspeha i četiri zlatna pravila komunikologije, a koja su i te kako važna i za menadžment komunikacija, su:

• fleksibilnost, mogućnost različitog reagovanja na komunikološke stimulanse, gde će onaj element sistema koji je najfleksibilniji verovatno i kontrolisati ceo sistem;
• veština, gde se ističe da je u današnje vreme umetnost komuniciranja veština koja se uči i koju je neophodno savladati;
• poštovanje, prvenstveno sebe, zatim sagovornika i na kraju i situacije u kojoj se komunikacioni proces odvija;
• timski rad, sa kojim se naglašava da danas efikasnoj radnoj grupi ne trebaju heroji, već je budućnost u sistemskom mišljenju i zajedničkom radu, kao i da se danas više ceni međuzavisnost od nezavisnosti.

I za kraj bi još trebalo istaći da govornička harizma jeste dar – dar koji bi trebalo negovati jer, kako je atinska sofistička škola isticala: "Ako nemate vatre u svojoj duši, kako ćete užeći plamen u dušama svojih slušalaca".

Da ne bismo blokirali sopstveni entuzijazam i "plamen", moramo se dugotrajno i strpljivo pripremati za javni govor, prevladavati strahove i tremu, nelagodnost od nepoznate sredine, od otvorenog prostora, autoritativnog auditorijuma... Tek tada ćemo postati ličnost u punom smislu te reči – ličnost koja je spremna da sve ono što zna i može podeli sa drugima u kreativnom, otvorenom i tolerantnom dijalogu.

Jedan od najznačajnijih momenata u komunikaciji jeste sposobnost čoveka, menadžera da "postane gospodar svog afekta", što se može postići aktivnošću koja oslobađa i čini da se bude siguran u svom poslu.  Sticanjem svesti o sopstvenoj jedinstvenosti u izrazu kreira se lični stil izražavanja i kulture govora, stil koji izdvaja, čini posebnim, različitim. Svest o sopstvenoj individualnosti stila, kulturi govora i izražavanja presudan je faktor za osećaj slobode, motivisanosti i spremnosti za komunikaciju.