BAZA ZNANJA

Kurs: --- Adobe Acrobat X Pro

Modul: Napredne opcije programa Adobe Acrobat X Pro

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Kreiranje PDF formulara

Sve češće se danas umesto staromodnih formulara koji su bili ispunjavani ručno, upotrebljavaju elektronski formulari koji sadrže odeđena polja za tekst, radio dugmad i polja za štikliranje (Check Box), polja za datume, menije sa raznim opcijama, i naravno polje za elektronski potpis (ukoliko je to potrebno), osobe koja je formular popunila. Adobe Acrobat Vam pruža mogućnost da napravite takvu vrstu PDF dokumenta, odnosno PDF Formular, koji će sadržati sva potrebna polja koja bi trebalo da se  nađu u formularu. Izgled formulara možete da kreirate u programima poput InDesigna ili Illustratora, a potom, kada sačuvate PDF dokument, otvorite ga u Adobe Acrobatu kako biste od njega napravili pravi elektronski formular. Pored toga, možete skenirati određeni formular, a potom od njega na isti način napraviti elektronski formular. Evo i kako...

Kada želite da kreirate formular, u slučaju da nemate otvorene dokumente u Adobe Acrobatu, pokrenite komandu Create PDF Form or Online Form u prozoru dobrodošlice. Istu komandu možete naći u meniju Create, na levoj strani donjeg Toolbara, a tako će i u padajućem meniju File > Create > PDF Form or Online Form...

U slučaju da ste prethodno uneli PDF dokument koji predstavlja željeni izgled formulara koji pravite, pokrenite komandu Create, koja se nalazi u Tools Pane-u, u grupi Forms. Ako želite da proverite, za svaki slučaj, da li uneti dokument sadrži već određena polja koja je neko prethodno kreirao i sačuvao, pokrenite komandu Highlight Existing Fields, a Acrobat će Vam sva polja uokviriti i prikazati na radnoj površini, istom komandom ćete ih opet prikriti na radnoj površini ukoliko ih PDF dokument sadrži. Ukoliko želite sva postojeća polja da izbrišete, pokrenite konadu Clear Form i dobićete prazan PDF dokument od kojeg možete da kreirate novi formular.

Bilo da ste uneli PDF dokument ili da nema nikakvih otvorenih dokumeata u Acrobatu, pokretanjem jedne od komandi za kreiranje PDF formulara, dobićete prvo Dialog Box u kojem Vas Adobe Acrobat pita da li želite da napravite formular od PDF dokumenta koji je otvoren ili postoji na Vašem računaru, ili ćete to uraditi od skeniranog dokumenta (PDF Form).

Ako formular pravite od otvorenog PDF dokumenta ili nekog dokumenta koji se nalazi na Vašem računaru (PDF, Word Excel dokumenta i sl.), odaberite opciju Use an existing file. Ukoliko formular pravite od dokumenta koji će biti skeniran, odaberite opciju Scan a paper form. Dalje nastavljate klikom na dugme Next. U najvećem broju slučajeva izabraćete prvu opciju, pa će Vas na osnovu toga Acrobat pitati da li pravite formular od dokumenta koji je trenutno otvoren i aktivan -Use the current document-, a ako nije otvoren, klikom na Browse ga možete naći na Vašem računaru, ali prethodno označite opciju -Import a file from file system-u.

Klikom na dugme Next nastavljate dalje. Acrobat će Vam dati obaveštenje da ste ušli u "Form Editing Mode" - režim u kojem možete da kreirate i uređujete PDF formulare. Takođe će sam Acrobat pregledati dokument i na osnovu karakteristika koje prepoznaje, sam će kreirati polja za unos teksta na mestima gde je po njemu to bilo potrebno. Uglavnom će odraditi dobar posao, a ukoliko niste zadovoljni poljima koja je napravio, možete ih obrisati ili urediti, a u nastavku lekcije videćemo i kako.

Form Editing Mode je režim u kojem je ceo interfejs Acrobata posvećen kreiranju formulara. Primetićete da alatke u Toolbaru nisu iste, da Navigation Pane ne postoji sa leve strane, dok je na desnoj strani radne površine samo jedan prozor -Forms- koji sadrži potrebne komande i alatke u radu sa PDF formularima.

Acrobat je podešen da određeni skup slovnih karaktera prepozna kao poželjno polje, recimo ukoliko tekst Vašeg dokumenta sadrži određenu reč, manji razmak i potom spojene donje linije (prim. Name __________________ ), Acrobat će pretpostaviti da na toj liniji želite unos teksta na formularu, i na osnovu toga će kreirati tzv. tekstualno polje sa imenom rečju koja je prethodila linijama, kao na slici ispod. 

Obratite pažnju na to da Vam Form Editing Mode pruža mogućnost da pregledate formular koji kreirate na dva načina:

• Edit Mode - režim koji je standardno aktivan. U njemu ste u mogućnosti da selektujete, uređujete,  brišete razna polja i elemente formulata
• Preview Mode - režim za pregled formulara. U njemu možete da vidite konačan izgled formulara koji kreirate. Možete samo sakriti i prikazati kreirana polja, ali ih ne možete uređivati. Za to se morate vratiti u Edit Mode

Za prelazak na jedan od ova dva režima potrebno je da kliknete na dugme sa njihovim imenom, koje se nalazi na sredini donje linije Toolbara.

Kada se nalazite u Edit režimu imaćete sve potrebne alatke za rad na gornjoj liniji Toolbara, kao i unutar prozora Forms sa desne strane.

Kada se nalazite u Preview režimu sve alatke će Vam biti onemogućene, ali ćete odmah ispod Toolbara dobiti sa desne strane dve opcije:

• Highlight Existing Fields - uokvirivanje postojećih polja i elemenata formulara
• Submit Form - Čuvanje formulara u slučaju da ste Vi ispunjavali polja i da ga šaljete nekome online

Elementi PDF formulara

U radu na formularima, Acrobat Vam pruža mogućnost da koristite osam različitih vrsta elemenata (polja). Kada se nalazite u režimu Form Editing Mode, te elemente ubacujete uz pomoć osam alatki koje se nalaze u gornjoj liniji Toolbara, kao i alatkama iz menija Add New Field, koji se nalazi u Forms Pane-u sa desne strane radne površine. To su sledeće alatke:

• Text Field - tekstualno polje. Ovo je uglavnom najčešće upotrebljivano polje u formularima. Kada kreirate ovo polje ili otvorite formular koji ima ovakva polja, Acrobat očekuje određeni unos teksta u okviru polja (ime, prezime, adresa, broj lične karte, itd.)
• Check Box - polje za potvrdu. Štikliranjem ovog polja potvrđujete informaciju na koju se polje odnosi
• Radio Button - opciono dugme. Za razliku od polja za potvrdu, opciona dugmad obavezno dolaze u grupi od dva ili više. Aktiviranjem jednom od opcionih dugmića, odabraćete jednu od ponuđenih opcija
• List Box - polje sa listom opcija. Unutar okvog polja nalazi se ispisano u redovima više različitih opcija, a vi ste u mogućnosti da klikom na jednu od njih, naznačite i odaberete tu opciju. Sve ostale opcije će uvek biti vidljive unutar polja, osim ako je polje premalo
• Dropdown - padajući meni sa izborom opcija. U dosadašnjem radu sa Adobe Acrobatom ili bilo kojim drugim programom iz Adobe paketa, sigurno Vam je poznata svrha padajućih menija i način na koji rade
• Button - dugme. Dugme je polje koje jednim klikom na njega izvršava zadatu akciju poput prelaska na sledeću stranicu, itd
• Digital Signature - polje za unos elektronskog potpisa
• Barcode - bar kod

***Naglasićemo još jednom da je potrebno da aktivirate Edit Mode režim kako biste bili u mogućnosti da kreirate pomenute elemente formulara. Kada budete hteli da vidite kako će izgledati na sačuvanom PDF Formularu, pređite u Preview Mode.

Svaki od pomenitih elemenata se kreira na isti način. Potrebno je da odaberete željenu alatku koja kreira željeno polje. Potom ćete klikom i prevlačenjem stvoriti to polje na radnoj površini. Ukoliko Vam se ne sviđa pozicija kreiranog polja, ili njegova dimenzija, selektujte ga (klikom) i dobićete isti plavi okvir sa osam ručkica koji smo videli u jednoj od prethodnih lekcija (2.5.) kada smo radili sa interaktivnim elementima. Na identičan način vršite poravnanje, centriranje, izjednačavanje širine ili dužine različitih polja, brisanje, kopiranje, itd.

Glavna stvar prilikom kreiranja ovih polja, jeste podešavanje njihovih opcija do kojih dolazite kada kliknete na njih desnim tasterom miša i pokrenete komandu Properties... ili, još lakše, ukoliko samo dva puta brzo kliknete na polje čije opcije želite da prikažete u Dialog Box-u -Properties-. Opcije se razlikuju od polja do polja shodno njihovoj nameni.

Text Field Properties

• Name - ime polja
• Tooltip - napomena koja će se prikazati korisniku formulara kada bude prešao kursorom miša preko polja
• Form Field - vidljivost polja. Može biti vidljivo (Visible), skriveno (Hidden), vidljivo na ekranu, ali ne i u štampi (Visible but doesn't print) i skriveno na ekranu ali vidljivo u štampi (Hidden but printable)
• Orientation - orijentacija polja. Možete ga zarotirati za 90, 180 ili 270o
• Required - štiklirajte ovaj Check Box ukoliko želite da korisnik formulara ima obavezu da popuni ovo polje bez koje neće uspešno sačuvati formular

Odeljak Appearance se odnosi na izgled polja, odnosno boje ispune, konture i teksta kojim će polje biti ispisano.

Odeljak Options Vam omogućava da odredite poravnanje teksta unutar polja (centralno, levo ili desno). U prozoru Default Value možete ispisati tekst koji će biti prikazan u polju pre njegove ispune.

Odeljak Actions se odnosi na eventualne akcije koje će polje izvršavati.

Odeljak Format Vam omogućava da podesite format teksta koji će biti unešen, a odnosi se na izgled upisivanja datuma (Date), vremena (Time), brojčanih vrednosti (Number), procentualnih vrednosti (Percentage), itd.

List Box Properties - Options

• Item - u ovom polju možete upisati željenu opciju koja će biti ispisana kao ponuđena u polju, a potom ćete je klikom na komandu Add desno ubaciti među ponuđene.
• tem List - prikazuje sve ponuđene opcije koje će se videti unutar polja. Komandom Delete brišete selektovanu opciju (u ovom slučaju Option 3), komandom Up opciju postavljate za jedan korak iznad u redosledu kojim će opcije u polju biti prikazane, dok suprotnu stvar radite klikom na Down
• Sort items - automatsko sortiranje opcija unutar polja
• Multiple selection - mogućnost da korisnik formulara u ovom polju odabere dve ili više opcija

Place Multiple Fields

Kada želite da napravite veći broj kopija polja koje ste kreirali, poznato Vam je da to možete uraditi komandama Copy i Paste. Na taj način kreirate polja koja su uslovno povezana, što je korisno npr. kada kreirate više Radio Button polja. Ali kada kreirate kopije jednog tekstualnog polja, najbolji način da to uradite jeste da kliknete na to polje desnim tasterom miša i pokrenete komandu Place Multiple Fields.

1. Kopiranje selektovanog polja nadole
2. Promena širine kopija polja
3. Promena dužine kopija polja
4. Pozicioniranje svih polja nagore
5. Pozicioniranje svih polja nadole
6. Pozicioniranje svih polja nalevo
7. Pozicioniranje svih polja nadesno

Na slici možete videti kako izgledaju kreirana polja u Edit Mode i Preview Mode režimima

Distribute

Formular koji ste kreirali i uredili možete sačuvati standardnom komandom Save, a potom ga poslati putem e-maila osobama koje želite da ga ispune, kako bi ga oni sačuvali sa unešenim podacima i poslali nazad. Postoji mnogo lakši način da sve ovo uradite uz pomoć Distribute (podele) opcije. Bilo da ste samo otvorili PDF formular u Acrobatu, ili ste ga otvorili i ušli u Form Editing Mode, sa desne strane ćete moći da nađete komandu Distribute (u Tools Pane-u, i odeljku Forms ili ukoliko ste u Form Editing režimu, unutar Forms Pane-a).

Klikom na ovu komandu otvarate Dialog Box -Distribute Form- koji Vam nudi tri opcije slanja i prikupljanja popunjenih formulara:

• Automatically download & organize responses with Acrobat.com - slanje i prikupljanje ispunjenih formulara putem besplatnih usluga koje Vam omogućava sajt www.acrobat.com
• Manually collect responses in my email inbox - prikupljanje formulara putem Vašeg e-mail naloga
• Automatically collect responses on my own internal server - slanje i prikupljanje ispunjenih formulara putem lokalne mreže

Kada koristite usluge sajta Acrobat.com jedino Vam je potrebno da imate otvoren nalog, odnosno Adobe ID. Pored Vas, potrebno je da nalog imaju ili otvore svi ljudi kojima ste poslali formular i od kojih očekujete da ga ispune i pošalju nazad. Otvaranje naloga je veoma lako i svako ko nema nalog će u e-mailu dobiti to obaveštenje, kao i link do sajta gde nalog može da bude otvoren. Nalog Vam je potreban za prve dve opcije podele formulara (Distribute Form). Izborom jedne od opcija, Acrobat će Vam u delu ispod prikazati na koji način će se podela i prikupljanje formulara izvršiti. Klikom na Next ulazite u novi prozor koji Vam pruža mogućnost pristupa na Adobe nalog ili pristupa lokalnom serveru (ukoliko ste odabrali tu opciju).

Mi ćemo sada odabrati prvu opciju, kako bismo Vam pokazali na koji način šaljete formulare željenim osobama, i takođe kako uz pomoć dodatnih opcija Adobe Acrobata možete veoma lako da vidite ko je popunio formular i poslao Vam natrag.

Kada unesete Vašu e-mail adresu kojom ste se registrovali i lozinku, nastavite dalje klikom na dugme Sign In.

U polju To... unesite sve e-mail adrese na koje želite da pošaljete Formular. Subject je naslov e-maila koji će dobiti korisnici čije ste adrese uneli u polju iznad. U polju Message vidite standardan izgled teksta koji će se naći u e-mailu. Obaveštenje gde mogu da skinu Adobe Reader, ukoliko ga ne poseduju (Adobe Reader je dovoljan kada ispunjavate formular), kao i link na kojem mogu naći Vaš PDF Formular koji im šaljete. Klikom na komandu Send, e-mail će biti poslat na sve unete adrese, a Vama će se automatski otvoriti Dialog Box -Tracker- uz pomoć kojeg vodite računa o tome ko je poslao nazad popunjen formular.

Tracker

Ako imate nekoliko distribuiranih formulara i čekate da Vam korisnici pošalju ispunjene formulare u poruci, potreban Vam je menadžment sistem koji prati koji su korisnici pregledali i poslali nazad PDF formular koji im je bio poslat. Forms Tracker prikazuje listu svih formulara koje ste distribuirali i onih koje ste poslali da ih korisnici popune.

1. Distributed - meni sa prikazom Formulara koje ste poslali, odnosno distribuirali. Klikom na ime formulara prikazaćete njegove opcije na desnoj strani ovog Dialog Boxa
2. Received - meni sa Formularima koje ste primili putem e-maila
3. Stop Collecting Data - prestanak prikupljanja podataka, odnosno formulara od osoba kojima ste poslali link putem e-maila
4. Open Original Form - otvaranje originalnog formulara koji je distribuiran
5. Broj ljudi koji su popunili distribuirani formural i poslali ga natrag
6. Broj ljudi koji nisu odgovorili na Vaš e-mail slanjem popunjenog formulara natrag
7. Ukupan broj ljudi koji su dobili e-mail sa distribuiranim PDF formularom
8. Ponovno slanje obaveštenja i link-a PDF formulara svim ljudima čije ste e-mail adrese uneli
9. Dodavanje novih e-mail adresa, odnosno ljudi koji bi trebalo da popune formular
10. Ponovno slanje obaveštenja i link-a PDF formulara samo ljudima koji još uvek nisu odgovorili na Vaš e-mail slanjem ispunjenog formulara natrag
11. View Responces - Režim za pregled svih dobijenih PDF formulara i unetih informacija *** klikom na ovu komandu ulazite u novi režim izgleda Trackera koji prevashodno dobije informacije prikupljene sa acrobat.com, a potom ih i prikaže u Dialog Boxu koji otvara
12. Mesto na računaru gde će PDF formulari koje dobijate natrag biti sačuvani
13. Prikaz e-mail adresa, imena ljudi kojima ste poslali i njihov trenutni status, odnosno da li su poslali ispunjen formular ili ne

View Responces

Ovde ćete primiti sve formulare od ljudi kojima ste zahtev poslali putem e-maila. Pored toga odavde možete videti neke od informacija koje su unosili unutar kreiranih tekstualnih polja i drugih polja formulara. Klikom na komandu Update sa leve strane, Acrobat će ponovo proveriti da li je u međuvremenu pristigao još neki ispunjeni formular.

Klikom na Export u mogućnosti ste da na Vašem računaru sačuvate sve ili samo selektovane formulare koje ste dobili, dok će opcija Delete izbrisati.