Kurs: Menadžment
Modul: Kontrola
Autor:
Naziv jedinice: Informacioni sistemi
Materijali vezani uz ovu lekciju:
-
Test informacioni sistemi -
Informacioni sistemi (PDF dokument)
Tehnologija
Područje informacionih tehnologija postaje sve značajnije za uspešno funkcionisanje preduzeća. Najveći deo aktivnosti upravljanja podrazumeva prikupljanje, obradu i prenos informacija. U oblasti informacionih tehnologija nalaze se sledeći elementi:
- informacioni hardver i softver
- primenjeni informacioni sistem
- veza sa fizičkim procesima
- sistemi za podršku odlučivanju
- informacioni sistem poslovanja
Ove tehnologije danas nude nove mogućnosti kreativne obrade informacija koje su korisne za menadžersko odlučivanje.
Informacioni sistem i menadžment
Sve upravljačke, menadžerske funkcije (planiranje-organizovanje-vođenje i kontrola) zasnivaju se na protoku informacija unutar i van organizacije. Samo na osnovu tačnih i pravovremenih informacija moguće je reagovanje na potencijalne probleme. Ako menadžeri ne poseduju najnovije informacije, njihov rad možda neće dati rezultate ali će puno koštati.
Informacioni sistemi omogućavaju menadžerima kontrolu obavljanja posla. Informacioni sistemi na svim nivoima pružaju informacije koje omogućavaju efikasnost operacija. MIS - Management Information system - omogućava efikasnije planiranje, odlučivanje i kontrolu.
Informacije
Informacije za menadžere predstavljaju vrednu stavku imovina, odnosno, imovinu kojom treba pažljivo upravljati i koju treba zaštititi. Podatak su sirovi, neobrađeni brojevi i činjenice. Obradom, organizovanjem i analizom podataka nastaju informacije.
Primljene informacije se ocenjuju na osnovu 4 faktora i to:
- Kvalitet informacija
- Pravovremenost informacija
- Količina informacija
- Značaj informacija za upravljanje.
Što je informacija preciznija, to je njen kvalitet bolji, pa se i menadžeri u procesu odlučivanja mogu osloniti na takvu informaciju. Što je kvalitet informacija bolji, to je i njena cena veća. Da bi kontrola bila efikasna, korektivne mere moraju biti preduzete na vreme. To znači da informacije moraju da budu blagovremene da bi se odgovarajuća akcija mogla pravovremeno preduzeti. Odluke koje su precizne i pravoremene se uglavnom ne donose ako se ne poseduje dovoljno informacija. A ako se dobije previše informacija može se desiti da nastanu previdi i da se neke važne informacije ne iskoriste. Takođe, informacije moraju biti odgovarajuće za menadžera, odnosno njihovoj odgovornosti i zadatku.
Informacioni sistem za upravljanje
Sistemi za podršku upravljanju i odlučivanju odnosno MIS stavlja menadžmentu na raspolaganje precizne i pravovremene informacije kojima se proces donošenja odluka unapređuje i omogućava efikasno planiranje i kontrola.
Organizacije su uvek imale neku vrstu sistema poslovnih informacija. Ipak, tek sa pojavom kompjutera pomoću kojih je velike količine podataka bilo moguće obraditi i čuvati, MIS je postao formalni proces.
Informacije po nivoima upravljanja
Različite informacije su potrebne za različite nivoe upravljanja i za različite nivoe odgovornosti. Tako da:
- Operativna kontrola zahteva detaljne i precizne informacije
- Srednji nivo upravljanja treba informacije o tekućim i budućim rezultatima tima a za
- Najviši nivo upravljanja potrebne su informacije za strateško planiranje i kontrolu informacija.
Glavni rukovodilac informacija - Chief information officer - CIO predstavlja „ljudsku vezu" između top menadžmenta i informacionog sistema. On je osoba koja se bavi planiranjem i razvojem kreativnih i inovativnih načina kako bi se zadovoljile sve veće potrebe menadžera za informacijama.
Problemi MIS
Otpor protiv novog MISa ili otpor promenama zavisi od 5 glavnih faktora:
Da li MIS menja postojeće granice između odeljenja?
Da li MIS menja neformalni sistem komunikacija?
Da li MIS utiče/menja specifične individualne karakteristike?
Da li organizaciona kultura podržava MIS?
Da li su radnici uključeni u promene?
Problem uvođenja MIS-a je problem upravljanja. Organizaciona struktura, komunikacija, motivacija, organizaciona kultura i grupno odlučivanje su uključeni uproces promene MIS-a.