Utisci korisnika

Pre nepunih mesec dana kupila sam paket kurseva: PRIPREME ZA POLAGANJE CAMBRIDGE INTERNATIONAL DIPLOMA IN BUSINESS. Obično neki opšti utisak formiramo na kraju, ali ja u ovom trenutku želim sa…

Pre svega želim da vam se zahvalim na veoma brzom i profesionalnom pristupu. Jovan Knežević - Hong Kong


Kompletna lista utisaka

Testiranje online

Arhitektura računara

Za one koji žele da znaju više.

Windows OS

Ovo bi svakako trebalo da probate.

Odnosi s javnošću

Koliko znate PR?

Pogledajte još neke od testova

Newsletter

Ukoliko želite da Vas redovno obaveštavamo o novostima sa Link eLearning sajta prijavite se na našu newsletter listu.

Ime:

Prezime:

Email:


Anketa

Arhiva anketa

BAZA ZNANJA


Kurs: - Efektivne tehnike pisanja

Modul: Pisanje formalnih i neformalnih pisama

Autor:

Naziv jedinice: Struktura poslovnog pisma (tipovi poslovnih pisama)


Materijali vezani uz ovu lekciju:

- Test struktura poslovnog pisma (tipovi poslovnih pisama)
- Struktura poslovnog pisma (tipovi poslovnih pisama) (PDF dokument)



Iako je 21. vek doba elekstronske komunikacije, klasično poslovno pismo nije u potpunosti izgubilo na svom značaju. Poslovno pismo i e-mejl treba međusobno da se dopunjuju jer su slabosti jednog najčešće prednosti onog drugog.


Prednosti klasičnog poslovnog pisma:

  • lakše se čita, pokazuje bliskim saradnicima i nosi sa sobom (kući, na sastanak, čita usput...),
  • lakše se dodaju beleške, podvlače detalji,
  • lakše se stavlja u klasičnu preglednu formu sa zaglavljem i ostalim tekstualnim formatiranjem (u slučaju slanja poslovnog pisma preko e-mejla, koristite "hibridnu" formu - pravilno formatirano pismo stavite u attachment - tako će ga primalac lakše štampati i čuvati,
  • lakše se čuva i kod pošiljaoca i kod primaoca: sva poslovna korespondencija, izlazna i ulazna, se arhivira u okviru kompanije.


Glavni problem pri arhiviranju e-mejlova je to što su dostupni samo vlasniku - kada na mesto onoga ko je e-mejl poslao ili primio dođe drugo lice, kako da to drugo lice u tuđem računaru nađe taj e-mejl, ili kako da "vršlja" po tuđem inboksu (inbox-u)?

Zvanično je i formalno, izgleda ozbiljnije i odaje utisak profesionalnosti - ozbiljne firme uvek preferiraju klasična pisma u prvim koracima komuniciranja. Može poslužiti kao materijalni dokaz ako je valjano overeno.

 
 
Prednosti elektronske pošte:

  • efikasnija je - neuporedivo brže stiže i teže se gubi (poslovna pisma se najčešće ne gube u pošti, već kad stignu u firmu primaoca - sekretarice, kuriri, puno papira na stolu...),
  • neposrednija je i lakše se uspostavljaju lični odnosi među korespodentima,
  • mnogostruko su ažurnija - brže se odgovara,
  • mogućnost slanja manjih multimedijalnih sadržaja i linkova ka raznim internet stranicama (za veće sadržaje bolje pošaljite CD),
  • lakše se distribuira među prostorno udaljenim saradnicima, naročito ako ih je više, samo pritisnite (forward),
  • e-pošta je mnogo pogodnija za kratke poruke i konsultacije.

 

  • Blok forma - Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi počinju u istoj ravni i da se između pasusa pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali delovi pisma takođe su poravnati sa osnovnim sadržajem pisma.
  • Zupčasta forma - Nasuprot prethodnoj, u zupčastoj formi se pasusi ne razdvajaju redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pasusi se razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. Podaci po se ovde mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Vaš potpis, odnosno potpis pošiljaoca se stavlja u desnom delu strane.

 

  • Kombinovana forma - Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim što se podaci primaoca, kao i potpis pošiljaoca stavljaju u desni deo deo strane.
  • Slobodna forma - Generalno nije neophodno da se u dlaku pridržavate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata malo možete i da menjate, sve dok ne narušavate jasnost odvajanja pasusa, sadržajnost, preglednost i urednost pisma, odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na prvi pogled uočljivo ko piše kome, koja je osnovna svrha pisma, kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija.



Kako odabrati formu?

Ukoliko pismo šaljete u koverti koja ima prozorčić u desnom delu, obratite pažnju i da su naziv i adresa primaoca otkucani u desnom delu strane (kombinovana forma), kako bi se potpuno videli kroz prozorčić i kako biste omogućili poštaru ili kuriru da Vaše pismo dostavi na pravu adresu. Ukoliko je prozorčić koverte na levoj strani, više će Vam odgovarati blok forma. Blok forma je i pogodnija za kraća pisma, obzirom na razmake koji se stavljaju, te se vizuelno dobija na dužini teksta. Sa zupčastom formom štedite na prostoru, tako da više teksta može stati na jednu stranu. Zupčasta forma se naziva još i "evropska, svečana" forma, te se može koristiti pri obraćanju značajnim poslovnim partnerima, za pisanje molbi i slično, mada ovo više i nije striktno pravilo. Blok forma je poznata i kao "američka", pa Vam ova određenja možda mogu pomoći da formu pisanja prilagodite geografskom poreklu primaoca.


Adresant – pošiljalac pisma
 
Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu. Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se mogu otkucati (naziv ili ime pošiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, e-mejl, web adresa ili drugi bitni podaci). Zaglavlje treba da sadrži: podatke o pošiljaocu: naziv kompanije, delatnost, ulica, broj, mesto, broj telefona i telefaksa, broj žiro-računa, zaštitni znak. Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, na sredini najčešće, tako da je upadljivo.


Adresat – primalac pisma (osoba, organizacija, kompanija...)

Ispod podataka o pošiljaocu se uvek naznačuju podaci primaoca – naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto.


Mesto i datum pisanja

Ovo obavezno naznačite u pismu. U principu se piše u gornjem desnom uglu strane, međutim, ako imate prostora u donjem levom uglu strane, možete i tamo naznačiti mesto i datum. Datum je važan jer se od tog datuma utvrđuju nastale poslovne obaveze.

 


Pozivni znakovi - (oznake) su u funkciji lakšeg razvrstavanja pošte. To mogu biti inicijali osobe ili odeljenja kompanije kojoj je pismo napisano.


Oslovljavanje primaoca

Ako pišete konkretnoj osobi, pismo započnite sa "Poštovani gospodine XY," ili "Poštovana gospođo-ice XY,". Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pišete, stavite samo "Poštovani". Ukoliko već poznajete osobu kojo se obraćate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje može biti neformalnije, tipa "Dragi gospodine XY" ili "Draga Sanja" i slično.

 
Predmet

Predstavlja kratak sadržaj poslovnog pisma. Pismo ne mora da započinje oslovljavanjem primaoca, nego da sadrži samo naznaku predmeta pisma, u kratkom i jasnom opisu. Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i počinje prvi pasus pisma. Na primer, " Predmet : Ponuda".


Telo pisma i pozdrav

U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja, a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. Sadržaj pisma:

  • Glavni deo pisma kojim se daje poslovna informacija. Takođe ima uobičajenu formu:
    • Početak ili “otvaranje” pisma.
    • Uvođenje u poruku (kratko i racionalno), pozivanje na ranije dopisivanje, poslovnu vezu, telefonski razgovor, oglas i sl.
    • Poruka –“srž” pisma u kojem se obrazlaže razlog obraćanja.
  • Završni deo pisma:
    • zaokruživanje poruke, s naglašenim optimizmom i željom za daljom saradnjom.
    • U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma.


Pismo završite sa prigodnim pozdravima tipa "Uz poštovanje", "Očekujući Vašu porudžbinu, mi Vas sa poštovanjem pozdravljamo", "Pozdravljam Vas u nadi da ćemo sarađivati na obostrano zadovoljstvo", "Očekujući Vaš odgovor, srdačno Vas pozdravljam" i slično.


Potpis pošiljaoca

Sastavni deo pisma koji pismu daje značenje službenog dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlašćeno lice koje zastupa kompaniju (direktor ili vlasnik). Potpis se sastoji od naziva kompanije, ličnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlašćenog lica s titulom. Ako poslovno pismo potpisuju dve osobe, onda osoba višeg ranga potpisuje sa desne strane, a osoba nižeg ranga sa leve strane.
Ne zaboravite da se na kraju pisma obavezno potpišite, a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.

 



Prilozi

Ako uz pismo šaljete i dodatne dokumente, obavezno to naznačite tako što ćete u donjem levom uglu strane napisati "Prilozi:" i ispod toga ih nabrojati pod crticama prilog br. 1, prilog br. 2  itd.


Dužina pisma

Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete pažnju i na podatke kojih ima mnogo, ukratko ih spomenite u pismu, a detaljnije ih predstavite u prilogu koji dostavljate. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna, koliko god je to moguće, i da već u početku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana, a šaljete ga poštom, postarajte se da stranice budu zaheftane.


Raspored kopija

Original se šalje poslovnom partneru, a kopije se raspoređuju prema potrebi. U rasporedu kopija navodi se u koliko je primeraka poslovno pismo umnoženo i kome su kopije dostavljene. Kao:

Dostavljeno:
Imenovanom
Računovodstvu
Arhivi.



Font

Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Arial i Times New Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma, a maximum veličina fonta je 12.

 



Dodatak ili postskriptum

Sporedni deo pisma koji se piše ako je ispušteno nešto u sadržaju. Dodatak se piše tako što se s leve strane nakon 10. slovnog mesta stavi P.S. (post scriptum).  Dodatak se uvek parafira jer se stavlja ispod potpisa i pečata.

1. Pisma s dobrim vestima:

  • dobra vest - u prvoj rečenici (“Poštovana gospođo Jovanović, naš se odbor danas sastao i jednoglasno odlučio zaposliti Vas kao šeficu sektora za izvoz.”),
  • glavni deo teksta pruža detalje,
  • negativne informacije uklopiti u glavnom delu teksta,
  • ton: prijateljski, direktan, profesionalan,
  • završetak – pozitivan.


2. Pisma s lošim vestima:

  • cilj je javiti loše vesti, ali dobronamerno,
  • ako je prikladno – zahvaliti (se),
  • lošim vestima se pristupa nedirektno,
  • započeti s pozitivnom/neutralnom izjavom (Odbor je dugo razmatrao Vaše dobre kvalifikacije…),
  • koristiti pasivne konstrukcije u trećem licu (Čini se da se loše postupalo s aparatom),
  • navesti razloge ili objašnjenje postupaka,
  • završiti pismo u pozitivnom tonu (Molimo Vas da ponovno predate prijavu sledećeg oktobra…)


3. Pisma nagovaranja - cilj: prevladati eventualni početni otpor primaoca
Oblici:

  • PRODAJNA PISMA,
  • MOLBE ZA FINANSIRANJE,
  • MOLBE ZA USLUGU, SARADNJU ILI RESURSE,
  • NAGOVARANJE PRIMAOCA DA PRIHVATI NAŠE GLEDIŠTE.


Strategije u pismima nagovaranja:

  • argumente logički poređati,
  • koristiti analizu publike i motivacijsku teoriju,
  • započeti personalnim uvodom,
  • upotrebiti aktivne konstrukcije i živi jezik,
  • povećati verodostojnost bez kompromitovanja iskrenosti,
  • privući pažnju pomoću neobičnog teksta ili upadljivih slika,
  • biti etični.


4. Informativna pisma:
Pišu se kada tražimo rutinske informacije ili pružamo informacije kao odgovor na neki upitnik.

  • Na početku navesti svrhu pisma (Poštovani g. Babiću, menadžer marketinškog sektora prosledio mi je vaš upitnik o našoj nadolazećoj konferenciji finansijskih savetnika.),
  • ton: uljudan i impersonalan,
  • pisati s pretpostavkom da će primalac pozitivno reagovati,
  • nakon navođenja zahteva – obrazložiti,
  • navesti moguću korist,
  • ako je zahtev složen – razdvojiti na stavke,
  • završiti uljudno ponavljajući zahtev,
  • pružiti kontakt detalje.



5. Dopisi - glavni oblik interne poslovne komunikacije.
Svrha pisanja dopisa:

  • utvrđivanje usmenih pregovora,
  • ocrtavanje politike i procedura kompanije,
  • dogovaranje sastanaka,
  • prenošenje opštih informacija,
  • oblik: papiri ili elektronski.

Dopis sadrži sledeće informacije:

Datum: Današnji datum – dan, mesec, godina
Za: Primateljevo ime ili distribucijski popis
Od: Pošiljateljevo ime i funkcija ili sektor
Predmet: Naslov predmeta
Glavni deo teksta: Poruka – jezgrovita i jasna
Potpis: Potpis ili inicijali, zavisno o stepenu formalnosti


6. Izveštaji
Kompanije ih koriste pri:

  • odlučivanju,
  • pružanju informacija,
  • rešavanju problema,
  • od nekoliko stranica do nekoliko svesaka,
  • često prikazuju veliku količinu informacija, pa ih treba pažljivo organizovati.


Standardni format izveštaja:

  • popratno pismo ili dopis,
  • naslovna stranica,
  • sažetak,
  • sadržaj,
  • uvod,
  • prikaz,
  • zaključci ili preporuke,
  • dodaci i primeri,
  • popis izvora (literature).


Oblik izveštaja:

  • izveštaj o naučnom istraživanju,
  • prognoza prodaje,
  • izveštaji o aktivnostima (tromesečni finansijski izveštaji),
  • dokumenti o stanju,
  • uputstva,
  • izveštaj o proizvodnji.


E-mail

  • manje formalan od dopisa,
  • za slanje vrlo kratkih poruka,
  • proveriti kome se šalje i je li bolje Bcc,
  • ne slati velike priloge bez prethodne provere s primaocem,
  • proveriti šalje li se planirani prilog,
  • ne slati reklame i lančane mailove.

 



Zaključak


Poslovno pismo

  • Kompanija u poslovnoj komunikaciji koristi evropski standard za poslovno pismo primenjujući levu blok formu.
  • Pri pisanju svih poslovnih dokumenata koristi se font Arial Unicode MS.
  • Okrugli pečat kompanije stavlja se tako da prekrije desni deo potpisa, dok se delovodni pečat stavlja u gornji desni ugao dokumenta.


E – mail

  • Poslovna pravila nalažu da se na svaki primljeni e–mail, odgovori u roku od 24 h, da se reči ili cele rečenice ne pišu velikim slovima i da se e–mail smatra referentnim dokumentom u slučaju (ne)sporazuma.
  • Svaki zaposleni, čiji delokrug poslova to zahteva, dobija svoju e–mail adresu, kao i pristup internetu.
  • Sve e–mail poruke i internet aktivnosti su vlasništvo kompanije i kompanija ima pravo da pristupi, pregleda ili zahteva uvid u elektronsku poštu vezanu za posao.


Nije dozvoljeno

  • Gledanje i distribucija pornografije na radnom mestu.
  • Korišćenje e-maila za slanje viceva i pisama – lanaca sreće.
  • Korišćenje e-maila za ličnu zaradu (prodaja robe i usluga van delokruga poslovnih aktivnosti kompanije).
  • Svesno slanje destruktivnih sadržaja (virusi i sl.).
  • Instalacija bilo kog softvera bez znanja neposrednog rukovodioca ili direktora.


S obzirom na prednosti i nedostatke jednog ili drugog tipa i tehnološke mogućnosti Interneta, najbolje rešenje za ostvarenje komunikacije jeste kombinacija više kanala (pisanih, govornih, video i dr. zapisa).


Smatrate da je ova lekcija korisna?  Preporučite je. Broj preporuka:41


Molimo Vas unesite svoje podatke i dobićete pristup besplatnim lekcijama.

Ime: 
Prezime: 
Email: