BAZA ZNANJA

Kurs: ECDL Access

Modul: Izveštaji

Autor: Jovanka Bajalica

Naziv jedinice: Rad sa izveštajima

Rad sa izveštajima

Kreiranje izveštaja na osnovu tabele ili upita

Svrha izveštaja jeste da prikazuje podatke u određenom formatu. Iako sadržaj izveštaja možete da koristite i za pregled podataka na ekranu, njegova prvenstvena uloga je da ga pošaljete na štampač da biste dobili papirni primerak izveštaja.

Izveštaji omogućavaju izračunavanje i prikazivanje sumarnih podataka. Podaci se mogu grupisati i prikazivati u zavisnosti od redosleda grupisanja.

Slika 1. Primer jednostavnog tabelarnog izveštaja

Izveštajima možete dodati ukupne zbirove, statističke obrade podataka ili prikazati podatke u grafičkom obliku. Na izveštaju možete da štampate slike i drugu grafiku. Korišćenjem aplikacije Report Writer možete kreirati izveštaje, koji su pregledani, efektno doterani i estetski lepo prilagođeni.

Slika 2. Kreiranje novog izveštaja

U Accessu možete da napravite gotovo svaki tip izveštaja. Međutim, neki od njih se prave lakše nego drugi ukoliko koristite čarobnjaka za izveštaje da biste napravili početnu verziju izveštaja. Poput čarobnjaka za forme, čarobnjaci za izveštaje pripremaju osnovnu verziju izveštaja koju možete da doradite.

Čarobnjaci za izveštaje pojednostavljuju postupak razmeštanja polja tako što vam najpre vizuelno postavljaju niz pitanja o izveštaju koji želite da napravite, a onda automatski prave izveštaj umesto vas. Izveštaj koji je čarobnjak napravio može dalje da se dorađuje, ako ima potrebe.

Izbor tabele ili upita čija će se polja nalaziti na vašem izveštaju, vršite u podnožju početnog dijaloga za pravljenje izveštaja New Report (zaokruženi deo na slici 2). Izbor konkretnih polja u Report Wizardu vrši se na potpuno isti način kao i prilikom korišćenja Form Wizarda.

Slika 3. Zadavanje imena izveštaja i izbor prikaza

Kada dođete i do poslednjeg okvira za dijalog čarobnjaka Report Wizard (slika 3.), karirana zastava pokazuje da ste stigli na cilj. U gornjem delu okvira za dijalog možete da upišete naslov izveštaja. On se pojavljuje u izveštaju samo jednom, a ne na početku svake strane. Čarobnjak vam nudi ime tabele od koje ste počeli izveštaj. Ako ste za izveštaj koristili upit, biće vam ponuđeno ime tabele koju ste zadali kao osnovu prikaza (u našem primeru to je Categories). Naravno, vi možete ovaj ponuđeni naslov da promenite.

Izaberite zatim jedno od dugmadi opcija u donjem delu okvira za dijalog:

·         Preview the report – prelazak u režim Print Preview iz koga možete da pregledate izveštaja i odmah ga štampate

·         Modify the report's design – prelazak u režim Design View u kome uz pomoć Report Writer-a možete da menjate strukutru izveštaja

Pritisnite dugme Finish da bi čarobnjak završio svoj posao i prikazao izveštaj.

Menjaje rasporeda polja sa podacima i naslova u dizajnu izveštaja

Okvir za dijalog (slika 4.) utiče na izgled izveštaja i omogućava vam da zadate razmeštaj podataka. Grupa opcija Layout nudi šest mogućih načina. Opcije iz ove grupe opisuju Accessu da li treba da ponavlja zaglavlja stubaca ili ne, da li treba da uvuče udesno niže nivoe grupisanja i da li treba da doda linije ili okvire između redova podataka u odeljku za detalje. Pošto izaberete određenu opciju, slika na levoj strani se menja da biste videli kako izabrana opcija deluje.

Slika 4. Određivanje rasporeda polja na izveštaju

Grupisanje i sortiranje podataka ispod određenog naslova

U sledećem okviru za dijalog možete da zadate po kojem polju (ili poljima) ćete grupisati podatke (slika 5.). U ovoj fazi određujete polje (ili polja) čija promena vrednosti izaziva ispisivanje zaglavlja i/ili podnožja grupe. Čarobnjak Report Wizard omogućava da na izveštaju definišete od nula do četiri polja za grupisanje; njihov redosled možete da menjate pomoću dugmadi za prioritet (Priority). Redosled po kome postavite polja za grupisanje određuje nivoe u hijerarhiji grupa.

Slika 5. Određivanje nivoa grupisanja

Slika 6. Postoje 4 nivoa grupisanja maksimalno

Slika 7. Zadavanje redosleda sortiranja po poljima

Access automatski sortira po polju po kome je izvršeno grupisanje. Dodatna polja za sortiranje koje zadate omogućavaju sortiranje podataka unutar odeljka Details. U našem primeru Access već sortira podatke po vrednostima polja CategoryName u odeljku grupe.

Postavljanje polja za prikaz sume, minimuma, maksimuma, proseka, zbira

Izborom opcije Summary options prelazite na dijalog u kome možete izvršiti sumiranja (SUM), izračunavanja prosečne vrednosti (AVG), kao i najmanjeg (MIN) i najvećeg (MAX) sloga u grupi.

Možete i da zadate da li ćete prikazati ili sakriti podatke u odeljku za detalje. Ako izaberete opciju Detail and Summary, izveštaj će prikazivati sve podatke; opcija Summary Only skriva odeljak za detalje, pa se na izveštaju vide samo sumirani podaci.

I najzad, ako potvrdite polje Calculate percent of total for sums (izračunati procenat od ukupnog iznosa), ispod zbira grupe na izveštaju pojaviće se procenat koji predstavlja učešće zbira grupe u ukupnom zbiru izveštaja

Dodavanje i izmena teksta u zaglavlju i podnožju izveštaja

Kada pritisnite ikonu Design View u meniju koji se pojavljuje nakon pritiska na desni taster miša, Access će vam prebaciti u prozor za oblikovanje izveštaja, koji je veoma sličan prozoru za oblikovanje obrazaca. Najveća razlika je u odeljcima koji čine izveštaj. Kao što se vidi na slici 8, struktura izveštaja odražava opcije koje ste zadali dok ste koristili čarobnjaka za izveštaje.

Ovde možete menjati tekstove, dodavati nove opcije, menjati raspored podataka, menjati sadržaj zaglavlja i podnožja itd.

Slika 8. Prikaz izveštaja u Design View

Snimanje, brisanje, i zatvaranje izveštaja

Strukturu izveštaja možete da snimite na disk u svakom trenutku; izaberite File – Save, ili File – Save As ili File – Export u prozoru za oblikovanje izveštaja, ili pritisnite dugme Save na paleti sa alatkama.

Izveštaj se briše biranjem izveštaja i pritiskom na Edit / Delete ili Delete na tastaturi. Izveštaj možete zatvoriti klikom na X u gornjem desnom uglu ili biranjem File / Close.