BAZA ZNANJA

Kurs: Menadžment projekata

Modul: Standardni računarski programi, metodi i tehnike Project Managamenta i Microsoft Project-a

Autor: Jelena Živković

Naziv jedinice: Planiranje i raspoređivanje zadataka

Planiranje u MS Projectu

U procesu planiranja MS Project uzima u obzir veliki broj faktora. Važniji faktori koje je potrebno planirati su: međuzavisnost zadataka, razna ograničenja i poznati prekidi u realizaciji projekta, kao što su praznici, odmori i slično.

MS projektom svaki zadatak se planira tako što koristi jednostavan obrazac:

trajanje zadatka=rad/uloženi resursi

• trajanje zadatka je potrebno vreme za završetak projektnog zadatka, odnosno ukupno potrebno vreme za obavljanje zadatka iskazano u broju radnih sati u skladu sa radnim zadatkom.
• rad je utrošena radna snaga za obavljanje određenog posla. Na nivou zadatka rad predstavlja ukupan broj sati po izvršiocu, za sve resurse, neophodnih da se zadatak obavi. Za dodelu zadataka (assignment), ovaj podatak predstavlja količinu posla koja je dodeljena navedenom resursu u okviru svih zadataka.
• uloženi resursi - (resursi - ljudstvo, oprema i materijali) predstavlja količinu rada resursa dodeljenog datom zadatku i njihovu raspodelu (allocation - procentualna vrednost kapaciteta resursa koja je dodeljena za obavljanje u datom zadatku).

 
Planiranje projekta

U okviru ove faze mogu se izdvojiti sledeće ključne operacije:

1. Definisanje projekta
2. Planiranje aktivnosti
3. Planiranje i alokacija resursa
4. Planiranje troškova projekta
5. Planiranje kvaliteta i rizika
6. Planiranje komunikacije i sigurnosti
7. Optimizovanje inicijalnog plana
8. Distribucija plana projekta

Planiranje aktivnosti

Nakon faze inicijalnog planiranja u ovoj fazi detaljnije se razrađuje projekat. Najčešće operacije u ovoj fazi podrazumevaju:

• Definisanje faza projekta i liste zadataka - nakon što su identifikovani neophodni radni zadaci moguće organizovati u faze projekta, zadatke ili ih označiti kao reperne tačke projekta. Podaci o zadacima se unose detaljno u MS Project 2003 dokument. Ukoliko ovi podaci već postoje u nekom MS Project dokumentu moguće ih je kopirati ili uključiti u novi dokument.

• Prikaz organizacije projekta - nakon što su definisani zadaci moguće ih je prikazati korišćenjem ugrađenih ili prilagođenih struktura koje omogućavaju da se liste zadataka organizuju po različitim principima.
• Organizovanje projekta u dokumente koji sadrže glavni projekat i podprojekte - kada je neophodno upravljati velikim projektom ili većim brojem povezanih projekata, moguće je podatke organizovati u više MS Project dokumenata, od kojih jedan predstavlja glavni projekat, a ostali podprojekte.
• Procenu dužine trajanja zadataka - unošenjem procenjene dužine trajanja zadataka, umesto fiksnog datuma početka i završetka, omogućava da MS Project sam kreira raspored zadataka.
• Definisanje ograničenja i međuzavisnosti između zadataka - Nakon što su definisana trajanja pojedinih zadataka, radi bolje kontrole, potrebno je uneti i dodatna ograničenja i veze između zadataka.
• Kreiranje veza između više projekata - ukoliko je neophodno MS Project omogućava da se uspostave veze zavisnosti ne samo između zadataka u okviru jednog projekta nego i između zadataka koji su delovi različitih projekata, čime se omogućuje tačno modelovanje zavisnosti između projekata u složenijim okruženjima.

Planiranje i alokacija resursa

Kako su u ovoj fazi planiranja već poznati ciljevi projekta, lista zadataka kao i njihovo procenjeno trajanje, ove informacije se mogu iskoristiti za određivanje liste resursa neophodnih za njihovo izvršenje. U ovoj fazi tipično se obavljaju sledeće operacije:

• Procena neophodnih resursa - vrši se identifikacija zahteva, preliminarna procena i alokacija ljudstva i materijalnih resursa neophodnih za obavljanje svakog zadatka
• Unos informacija o resursima i potrebnom radnom vremenu - nakon što su identifikovani neophodni resursi (ljudski i materijalni), unose se osnovne informacije o potrebnim resursima (naziv resursa, grupisanje resursa, raspoloživa količina resursa, cena angažmana resursa ...)
• Deljenje resursa između različitih projekata - najčešći slučaj u realnom svetu je da se isti resursi koriste za realizaciju različitih projekata, pa je stoga u MS Projectu i omogućeno da više projekata dele jedan bazen resursa, što odslikava realan angažman ljudstva i tehnike u poslovnom sistemu.
• Dodela odgovarajućih resursa radnim zadacima

Planiranje troškova projekta

U ovoj fazi planiranja projekta vrše se sledeće operacije:

• Procena troškova - predstavlja proces u kome se na osnovu angažovanih resursa za određene zadatke, predviđaju ukupni troškovi neophodni za uspešan završetak projektnih zadataka
• Definisanje i publikovanje troškova - nakon što su pojedinačni troškovi uneti i definisani, moguće ih je snimiti kao budžet projekta i učiniti dostupnim ostalim saradnicima koji rade na istom projektu.
• Pripreme za upravljanje troškovima - prethodno unesene informacije o troškovima, omogućavaju da se u fazi izrade projekta prate stvarni troškovi. Moguće je odrediti kada su troškovi naplativi, način kalkulacije troškova, definisati početak i kraj fiskalne godine itd...

Planiranje kvaliteta i rizika

Pre nego što se uđe u fazu realizacije projekta moguće je definisati i stanarde kvaliteta koje je neophodno postići.

Moguće je i da neki nepredviđeni događaji poremete odvijanje projekta, pa je ponekad neophodne ostaviti određeni prostor za pokrivanje neočekivanih rizika pri relizaciji projekta.

Planiranje komunikacija i sigurnosti

Da bi upravljanje projektima uz pomoć MS Project 2003 softverskog paketa bilo uspešno neophodno je uspostaviti odgovarajući način komunikacije među saradnicima koji će garantovati da se MS Project dokumenti dosledno ažuriraju u toku realizacije projekta. Osim toga neophodno je voditi računa i o sigurnosti MS Project dokumenata. MS Project 2003 i MS Project Central  pružaju osnovne sigurnosne alate koji omogućavaju da se odrede prava pristupa i izmena dokumenata.