BAZA ZNANJA

Kurs: - Poslovna komunikacija

Modul: Uvod u poslovnu komunikaciju

Autor: spec. Olga Mirkovic

Naziv jedinice: Pisana komunikacija

Pisana komunikacija

Tipovi pisane poslovne komunikacije

Različiti metodi pisane komunikacije se koriste u poslovanju i kada je u pitanju interna ali i eksterna komunikacija. Najčešći tipovi pisane komunikacije su:

-          pisma

-          izveštaji

-          zapisnici

-          faksovi

-          email-ovi, ...

Podsetnik, zapisnici i email se koriste za internu komunikaciju. Pisma, izvešaji, faksovi i email se koriste i u eksternoj komunikaciji.

Gde se koristi poslovna komunikacija?

Poslovna komunikacija se koristi u slučajevima kada:

-          potrošač želi da napiše žalbu poslovodstvu tražeći povraćaj sredstava;

-          menadžer prodaje želi da napiše izveštaj direktoru sa informacijama o prošlomesečnoj prodaji uz predlog budućih akcija;

-          osoba zadužena za sigurnost treba da sasatavi podsetnik (memo) za sve rukovodioce podsećajući ih da će vežbe protivpožarne zaštite biti održane sledećeg petka u popodnevnim časovima;

-          potrošači mogu da pošalju potvrdu faksom za neku hitnu porudžbinu koju su već tražili putem telefona;

-          zaposleni u centrali mogu da pošalju email zaposlenom koji se nalazi u drugom gradu tražeći od njega neku hitnu informaciju...

Kako se koristi?

Prisustvo i kvalitet pisane komunikacije u samom poslovanju je veoma važno, bez obzira da li je u pitanju poslovanje unutar same organizacije ili van nje. Način pisane komunikacije reflektuje sliku poslovanja: komunikacija koja izgleda profesionalno i poslovno odaje sliku profesionalnisti i organizacije sa kojom se može uspešno poslovati. 

Većina poslova ima specijalno dizajnirano zaglavlje, a isti dizajn može sadržati i prepoznatljiv logo, koji može biti korišćen na ostaloj tzv. komunikaciji preko papira, kao i na web stranama organizacije na Internetu. To obezbeđuje trenutno prepoznatljiv identitet.

Kakva treba da bude?

Posebna pažnja se mora posvetiti pisanoj komunikaciji. Ona mora biti atraktivna i jednostavna za čitanje što je više moguće. Dobra poslovna komunikacija bi trebala da bude:

-          Tačna/precizna

-          Jasna

-          Jednostavna i

-          Kompletna.

Tačna i precizna – znači da sve mora biti provereno, uključujući i sve činjenice i podatke. Rečnik ili kompjuterski provera gramatike i ispravnosti pisanog teksta trebala bi obavezno da se koristi za proveru.

Jasna znači da osoba koja čita dokument mora odmah da razume sadržaj, dok osoba koja je šalje mora poruku da napiše jasno i da tačno zna šta želi da napiše pre nego što poruku-dokument počne da piše (i pošalje).

Jednostavnost podrazumeva kratke reči, i rečenice sa jednostavnim idejama. To obezbeđuje efektivnost i ima veći uticaj na primaoca nego kada se koriste duge, složene rečenice. Sa druge strane štedi se vreme pisanja i čitanja i sam tekst je lakši za razumevanje.

Kompletnost znači da pisanoj komunikaciji ne nedostaje deo informacije.