BAZA ZNANJA

Kurs: Menadžment projekata

Modul: Pojam projekta i koncept upravljanja projektom

Autor: Jelena Živković

Naziv jedinice: Organizaciona struktura i tipovi organizacije

Organizaciona struktura

Radi efikasne primene koncepta upravljanja projektom potrebno je definisati organizacionu strukturu, odnosno definisati organizaciju, koja će na najbolji način, uspešno dovesti projekat  do realizacije. U tom delu najbitnije je da se izabere odgovarajući tip organizacije, primeren vrsti projekta koji treba realizovati. Samim tim izbor rukovodioca projekta dobija na značaju i jedan je od bitnih elemenata za dalji tok organizacije i realizacije projekta. Prema tome prvi koraci u realizaciji projekta su izbor pogodne organizacione strukture i rukovodioca za upravljanje predviđenog projekta.

Koja će organizacija biti izabrana pre svega zavisi od zahtevnosti projekta, ali je veoma bitno da se u realizaciji poduhvata i formiranju njene organizacione strukture obrati pažnja na:

• Odgovornost i autoritet pojedinca
  
  Odgovornost i autoritet pojedinca, kao i na moć koja mu je dodeljena u realizaciji projekta, odnosno da ona bude u skladu sa odgovornostima. Velika doza moći pojedinaca u realizaciji projekta uz neadekvatnu odgovornost, može da stvori dodatne probleme prilikom ostvarenja projekta, s obzirom da rukovodilac projekta ne bi bio u poziciji da odgovara za određene propuste. Nasuprot ovoj postavci, mala ovlašćenja uz veliku dozu odgovornosti, negativno bi uticala na kreativnost rukovodioca projekta prilikom upravljanja tako definisanim projektom.
  
• Spoj odgovornosti i autoriteta
  
  Spoj odgovornosti i autoriteta, kojim se postiže da pored formalne moći proistekle iz pozicije rukovodioca i njegove odgovornosti po ovom kriterijumu postoji i autoritet, koji se dostiže formalno iz pozicije rukovodioca ili neformalno (koja ima veći značaj) iz njegove stručnosti.

U praksi se obično primenjuju tri tipa organizacione strukture¹:

1. funkcionalna organizacija,
2. projektna organizacija i
3. matrična organizacija.

Kod funkcionalne organizacije za realizaciju projekta, princip organizovanja je autentičan kao i kod drugih poslovnih organizacija i svodi se na podelu i integraciju pojedinih aktivnosti. To znači da je izvršena podela na veliki broj samostalnih aktivnosti, a da su u procesu integracije sve aktivnosti svrstane u pojedine celine prema srodnosti, gde te celine čine odgovarajuće funkcije.

Kod funkcionalne organizacione strukture, koja se smatra za tradicionalnu organizaciju u realizaciji projekta, aktivnosti su svrstane u funkcije: istraživanja i razvoja, marketinga, proizvodnje, kadrova i finansija.

Dakle, u pojedine funkcije svrstani su svi istorodni poslovi, a te poslove obavljaju stručni ljudi kvalifikovani za određene oblasti. Kadrovska rešenja postoje u projektnoj celini a rukovodilac projekta je uglavnom rukovodilac organizacije ili lice iz postojeće organizacije unutar sistema.

U projektnim preduzećima ili celinama u preduzećima zaduženim za projekte, funkcionalna organizacija pretpostavlja korišćenje postojeće organizacije u tom sistemu.

Slika 1: Uprošćeni prikaz Funkcionalne organizacije ²

Slika 2: Funkcionalna organizacija

Projektna organizacija je takav tip organizacije, koji se formira unutar preduzeća, kao posebna organizaciona celina i koja je zadužena za sprovođenje određenih projekata. Preduzeće može da formira i veći broj takvih timova ukoliko ima potrebe za njima, odnosno ako ima ugovoren veći broj projekata koje treba da realizuje. Svaki od ovih timova ima svog rukovodioca sa svim ovlašćenjima i odgovornostima u vezi sa realizacijom projekta. Projektni tim se formira sa sopstvenim funkcijama i potrebnim ljudskim resursima. Ovaj model organizacije daje dobre rezultate, jer je usmeren isključivo na realizaciju određenog projekta, i deluje nezavisno.

Projektni tim kao organizacija za realizaciju projekta može biti stalnog ili privremenog karaktera.

Projektni tim privremenog karaktera formira se za potrebe realizacije jednog projekta. Nakon završetka takvog projekta, učesnici u projektu se vraćaju u svoje radne jedinice odakle su i došli u projektnu organizaciju.

Kod većih privrednih sistema sa velikim brojem projekata, čija je osnovna delatnost bavljenje projektima, projektni tim formiran kao projektna organizacija obično se konstituiše kao stalna projektna organizacija, odnosno organizacija trajnog karaktera. Projektna organizacija stalnog karaktera obavlja jedan ili više projekata istovremeno a po okončanju postojećih projekata počinje sa realizacijom novih. Time se otklanja problem formiranja novih organizacija za potrebe preduzeća, a istovremeno specijalizuje postojeća organizacija, što se direktno odražava na efikasnost i kvalitet budućih projekata.

Slika 3: Projektna organizacija ³

Slika 4: Projektna organizacija

Klasičan pristup organizaciji za upravljanje projektom predlaže za korišćenje matričnu organizaciju koja predstavlja kombinaciju čiste funkcionalne i projektne organizacije. Matrična organizaciona forma je formirana sa idejom da se smanje nedostaci, a iskoriste prednosti funkcionalne i projektne organizacije. Kod matrične organizacije koriste se postojeće funkcionalne jedinice i takođe formiraju projektni timovi u skladu sa potrebama realizacije određenih projekata. Na slici 5 data je organizaciona šema matrične organizacije, koja predstavlja jedan opšti slučaj i služi kao ilustracija prethodnih razmatranja.

Slika 5: Matrična organizacija

Slika 6: matrična organizaciona struktura ⁴

Matrična organizacija može nastati u slučaju kada jedno preduzeće funkcionalno organizovano  namerava da realizuje određeni projekat, i vrši određenu organizacionu transformaciju timova za rad na projektu, kako je to na slici  prikazano.  Kao što se iz prezentiranih organizacionih šema matrične organizacije može sagledati, u ovom slučaju u realizaciji projekta učestvuju istovremeno specijalizovane organizacione jedinice iz stalnog sastava funkcionalne organizacione strukture preduzeća i projektni timovi formirani za svaki projekat posebno. Matričnu organizacionu formu najčešće koriste ona preduzeća koja imaju na raspolaganju nekoliko projekata koje istovremeno realizuju, a nemaju dovoljno kadrova da formiraju projektnu organizaciju. Svaka organizaciona jedinica funkcionalne organizacione strukture obavlja deo poslova na projektu za koji je specijalizovana, dok poslove  oordinacije u realizaciji projekta, zatim poslove planiranja, praćenja i kontrole realizacije projekta, obavljaju posebno organizovani projektni timovi. Sasvim je logično da su zbog obima i karaktera posla, projektni timovi kod matrične organizacije kadrovski znatno slabije osposobljeni, nego kod projektne organizacije.

1. Jovanović P., Menadžment: teorija i praksa, Grafoslog, Beograd, 1996.
2. Jovanović M., Langović A., Upravljanje  projektom, Megatrend, Beograd, 2003. str. 24.
3. Jovanović M., Langović A., Upravljanje  projektom, Megatrend, Beograd, 2003. str. 25.
4. Jovanović M., Langović A., Upravljanje  projektom, Megatrend, Beograd, 2003. str. 27.